La sincronización de los equipos es un aspecto que puede resolverse con calendarios interactivos online. Cada vez más, los grupos de trabajo requieren de herramientas que les permita alcanzar la productividad y aumentar exponencialmente los resultados, optimizando tanto el tiempo como los recursos.
Desde luego, la planificación y coordinación no son tareas sencillas. Para esto, se pueden utilizar calendarios interactivos online que permiten que todos los colaboradores conozcan los tiempos disponibles de cada uno de los integrantes del equipo. Por lo tanto, esto ayuda a que todos estén permanentemente actualizados sobre las reuniones y actividades de los demás, sin tener que “gastar tiempo de más” preguntándole a cada uno si tiene disponibilidad y haciendo malabares en la coordinación.
Tal como se señala en una publicación de Emprende Pyme, “la organización empresarial es una de las partes esenciales de cualquier negocio”.
Por fortuna, hay varios calendarios interactivos disponibles de manera virtual. Su aplicación es una de las mejores prácticas para el manejo del tiempo y productividad. Veamos, en esta nueva publicación de Trainingb2b, algunos ejemplos que puedes tomar en consideración para optimizar en tu organización.
¡Comencemos a descubrirlos!
1. Doodle
Quizás ya hayas escuchado alguna vez sobre Doodle. Con este calendario interactivo online, puedes organizar reuniones con varias personas. Entre sus funciones se encuentran:
- Enviar invitaciones.
- Conocer y gestionar la disponibilidad de los demás usuarios.
- Crear eventos y reuniones.
- Encontrar la fecha perfecta para la realización del evento con tan solo pocos clics.
¿Lo mejor? La interfaz es bastante simple e intuitiva. Y, como si fuera poco, Doodle es un calendario interactivo gratuito. Asimismo, cuenta con la función de integración. Por ejemplo, si utilizas calendarios online externos como Google Calendar o el calendario de Outlook.com, puedes sincronizarlos con Doodle. ¡Una solución muy completa y transversal!
2. Calendario interactivo en Excel
En realidad, más que un calendario interactivo en Excel, lo mejor es que todos los miembros del grupo de trabajo puedan acceder al mismo de forma online y visualizar las últimas novedades o actualizaciones en tiempo real, ¡sin demoras!
Entonces, puedes dirigirte a Google Drive y seguir los siguientes pasos y consejos:
- Crea una Hoja de Cálculo y compártelo con todo el equipo.
- Decide si lo más óptimo es diseñar un calendario semanal por cada hoja del documento o lo ideal es tener un calendario mensual en una sola hoja.
- Utiliza las columnas y filas para distribuir los días del calendario y los horarios (pueden ser tandas de horarios de cada 15 minutos o cada 30 minutos, según cómo suelen manejarse en la organización con este tema).
- Asígnale un color a cada tipo de reunión.
Una idea que puedes tomar como base para tu calendario interactivo en Excel es este calendario semanal de Crehana. Organiza tu tiempo y el de todo tu equipo, ¡el secreto está en el orden!
3. Google Calendar
¿Tienes una cuenta creada en Google? Seguramente sí (y, si no es el caso, es el momento de crearla). Con esta aplicación de Google, puedes crear calendarios online y compartirlos al resto del equipo para que estén todos más sincronizados que nunca. Tan solo hay que seguir estos pasos:
- Dirígete a calendar.google.com.
- Haz clic en la ruedita de Configuración que figura en la esquina superior derecha de la pantalla.
- Luego, haz clic en Configuración.
- Verás que se despliegan varias opciones en una nueva pantalla. Haz clic en Añadir calendario, seguido de Crear un calendario.
- Asígnale un nombre, descripción y zona horaria a tu calendario.
- En Aceptar invitaciones automáticamente, elige la opción que prefieras (lo recomendable sería “Aceptar automáticamente invitaciones que no entren en conflicto”).
- En Compartir con determinadas personas, añade a los colaboradores del grupo de trabajo.
¡Y listo! Claro que hay muchas más opciones que puedes tener en cuenta al configurar tu calendario compartido de Google Calendar. Pero esos son los aspectos básicos y lo imprescindible para una buena coordinación. Ya habrá tiempo para ir mejorándolo según preferencias, necesidades e intereses. Como, por ejemplo, configurar alertas ante modificaciones vía correo electrónico.
4. Wimi
¿Sigues buscando alternativas de calendarios interactivos para la sincronización de tu equipo? Wimi es otra de las aplicaciones online que debes evaluar. Permite compartir agendas con el equipo, además de:
- Crear agendas compartidas en línea: con una buena cantidad de funcionalidades y flexibilidad, el calendario interactivo de Wimi ayuda a obtener una visión completa de los eventos de cada proyecto. Se pueden visualizar las etapas de los mismos, eventos y plazos.
- Todos en sintonía: gracias a las notificaciones de esta agenda compartida, todos los colaboradores están al tanto de las últimas novedades.
- Configuración de alertas: así todos estarán enterados sobre cambios o ingresos de nuevos eventos a la agenda interactiva.
- Integraciones: al igual que Doodle, la agenda compartida de Wimi se puede sincronizar con otros calendarios externos, como el caso de Outlook.
5. Trello
¿Quién dijo que Trello solo es para la gestión de tareas y proyectos? También, puedes utilizarlo como calendario interactivo. Tan solo tienes que crear un equipo, añadir a los colaboradores en él y crear un tablero específico donde todos puedan incorporar los eventos con fecha de vencimiento para conocer, por ejemplo, cuándo se llevará a cabo una determinada reunión.
Asimismo, lo interesante de Trello es que permite debatir tareas al contar con la función de comentarios y la facilidad para hacer un seguimiento integral del flujo de trabajo. ¡Un calendario de trabajo online súper completo que no puedes perderte!
Fuente: Pexels
Si buscas aprovechar calendarios interactivos para PC u online, estas seis opciones que te hemos contado aquí son de las más recomendadas. Esperamos que tu equipo pueda sacarles el máximo provecho, ya que les permitirá lograr una performance superior y evitar distracciones o pérdidas de tiempo que pueden optimizarse fácilmente con la ayuda de un calendario interactivo.
Mantén sincronizado a tu equipo, ¡esa es la meta para seguir creciendo!