La nómina es lo que se conoce como registro financiero que arma la empresa con los salarios, deducciones y bonificaciones de sus empleados. En términos contables, la nómina muestra lo que se le paga a los trabajadores por el trabajo realizado en la compañía durante determinado período de tiempo, mensual o a veces trimestral.
- Por qué es importante la nómina
Una nómina es de gran importancia en lo que respecta a la contabilidad financiera de la empresa por varios motivos, entre ellos tenemos:
- Los impuestos derivados de la nómina afectarán al ingreso neto que tenga la empresa, y a veces es objeto de leyes y reglas;
- Tiene una gran importancia para los trabajadores, ya que, para todo empleado, recibir la nómina es algo fundamental para su bienestar.
- También ayuda a motivar a los trabajadores, entonces es necesario que la empresa abone la nómina de la forma más precisa y oportuna posible.
Las empresas no deben perder de vista la importancia de pagar con exactitud y en el momento indicado a todos sus empleados, con las correctas deducciones y retenciones, para beneficio de ambas partes, esto también incluye los pagos de los sueldos, las indemnizaciones y retenciones correspondientes, los anticipos en caso de haber y las deducciones.
- ¿Qué es el período de nómina?
Cuando se menciona el período de nómina, se hace referencia al momento en que se deben elaborar las nóminas laborales. Generalmente las nóminas tienen siempre una misma estructura, entonces al ser el documento en el que se colocan todos los datos para la remuneración salarial del empleado, debe figurar en ella el monto exacto del salario que se le asignó al trabajador y el correcto concepto de pago.
En las nóminas se establecen los montos que indican las cantidades a las que pueden acceder los empleados, según lo indique la ley. En estos montos se deben tener en cuenta las vacaciones, los incentivos, las distintas prestaciones, el sueldo neto, la baja por enfermedad, las horas extra, los distintos permisos, posibles descuentos que se realizarán por parte de la empresa y las cotizaciones realizadas ante el IMSS.
- ¿Qué tipos de nómina hay?
Podemos clasificar los distintos tipos de nómina en formas de pago y clase de personal.
En base a estas dos clasificaciones se empiezan a generar distintas formas de nómina que van respondiendo al entorno interno o a la visión de la empresa del recurso humano del que disponen.
Si clasificamos las nóminas de acuerdo al tipo de personal vamos a tener:
- Nóminas que son de personal ejecutivo o de dirección;
- Nómina general de los empleados.
Las primeras son las que contienen toda la información salarial de los puestos más altos de la empresa, los cargos ejecutivos. Suelen tener en ellas datos acerca de los incentivos monetarios y pueden ser manipuladas de manera confidencial.
La segunda nómina, la nómina general de los empleados, puede ser tratada de manera no confidencial, y en ella se encuentra la información que la dirección de la empresa ha contratado. A su vez, en esta nómina puede llegar a haber subgrupos; esto dependerá del orden de jerarquías que haya en la compañía, o sino también de los niveles y sectores que se clasifican bajo las responsabilidades específicas.
Si hablamos de las nóminas de las distintas formas de pago, las dividiremos según el período temporal en el que se hace el pago. Así tendremos:
- Nóminas semanales, las cuales van a basarse en las semanas del mes y generalmente se escogerá un día de todos los de la semana para hacer el pago siempre el mismo.
- Nóminas catorcenales, que se pagan cada dos semanas.
- Nóminas quincenales son las que se abonan cuando finaliza la quincena, por lo general se suele hacer cada dos viernes.
- Nóminas mensuales, que suelen ser las más utilizadas y el pago se realiza el último día del mes o los primeros días del mes siguiente.
Además de estas nóminas, puede haber también nóminas que se llaman con pagos prorrateados, nóminas de baja por enfermedad y las nóminas por horas extras. Los montos de cada una de estas nóminas se calculan y se cotizan según las reglas que establecen las leyes fiscales en cada caso. Cada una de ellas tiene cotizaciones y cálculos de pago que se hacen de forma diferente, por lo que es muy necesario acudir a lo que se dice en las leyes fiscales así se puede proceder de la manera más prolija y adecuada posible.
En México, si bien las nóminas dependen del tipo de compañía, lo más normal es usar las nóminas mensuales y las quincenales. Las nóminas por el tipo de personal pueden coexistir con las anteriores o puede ser excluyente, de acuerdo a lo que requiera la empresa.
- ¿Es posible tener más de un tipo de nómina?
Esto siempre va a depender del tipo de compañía y del orden jerárquico que haya en la misma. Una empresa puede tener directivos, empleados en general, subgrupos de empleados y cargos que se llaman de confianza, entonces será posible tener en la misma compañía nóminas del personal directivo y nóminas del personal general.
Las nóminas son muy importantes ya que demuestran también que las leyes laborales y las obligaciones fiscales se están cumpliendo de manera correcta en la empresa. Cualquier compañía que funcione bien será también transparente en sus papeles y cuestiones administrativas, y la nómina será el comprobante que la empresa tendrá para demostrar esto. Con una buena nómina, la compañía se estará ahorrando recibir quejas relacionadas a los montos salariales y también evitará sanciones desde el SAT si dichas nóminas se encuentran elaboradas de forma adecuada, mostrándose al día con las reglas que se establecen en las resoluciones fiscales.
Es la mejor forma de llevar un correcto control del orden de los recursos que haya en la empresa y mantener dicho orden, así como administrarlos de la mejor manera. La empresa podrá tener en detalle de cada transacción por el pago a los empleados y así podrá localizar errores y remediarlos. Esto ayuda a proteger el capital de la empresa y el bolsillo del empleado.