Los equipos remotos están ganando terreno en todos las industrias y sectores económicos, especialmente tras la pandemia por Covid-19, en la que se evidenció que varios puestos de trabajo pueden llevar a cabo sus funciones (y de manera más productiva) desde un lugar diferente a la oficina tradicional. Por lo tanto, el trabajo remoto forma parte de nuestra cotidianidad.
Sin embargo, aún queda mucho por mejorar. Hay desafíos comunes a todas estas empresas; los principales tienen que ver con la comunicación y con el hecho de mejorar la forma de participación de las personas. Por eso, aquí te compartimos algunas ideas de buenas prácticas que puedes implementar para mejorar diversos aspectos relacionados con la gestión y liderazgo de equipos remotos.
1. Establece objetivos y expectativas con anterioridad
Los equipos remotos requieren de una planificación mucho más clara para saber cómo organizar su día a día. Si como líder estableces con anticipación cuáles son sus responsabilidades, objetivos y metas a alcanzar, tus empleados te lo agradecerán porque tendrán buena parte del camino allanado. ¿La razón? Los empleados suelen perder tiempo en la determinación de sus propias responsabilidades y el alcance de las mismas.
Algunos consejos para liderar equipos remotos efectivos:
- No hagas suposiciones o des por sentado lo que sabes.
- Asegúrate de que tu equipo sepa qué es lo que esperas de cada uno.
- Comunica cuáles son las tareas puntuales que necesitas que se realicen y quién debe hacer una u otra cosa.
- Señala los tiempos límites de entrega de las tareas para que puedan organizar las prioridades y urgencias.
Recuerda que los objetivos deben seguir la pauta SMART en su definición.
2. Aprovecha las herramientas tecnológicas para la organización interna
No solo las herramientas pueden ser una buena idea para el establecimiento de objetivos y el seguimiento de los proyectos; pues son transversales a todo lo que tu equipo remoto haga y todo lo que necesites hacer en materia de liderazgo y monitoreo de resultados.
Por ejemplo, en lo que respecta a la comunicación, hay una amplia diversidad de plataformas y aplicaciones que resuelven este punto de distinta manera. Tal es el caso de Gmail o Slack. Sin embargo, es propicio determinar:
- ¿Cuáles son las herramientas que utilizará tu equipo remoto? No deberían ser más de 5 en total.
- ¿Para qué utilizarán cada una?
Esto último es fundamental. La delimitación sobre el uso de estas herramientas es necesario para evitar idas y vueltas que pueden resolverse de otra manera o para evitar correos electrónicos ilimitados. Un ejemplo básico sería:
- Google meet: para resolver dudas puntuales o para encuentros de planificación y seguimiento de avances.
- Correos electrónicos: para enviar información.
3. Foco en los resultados
La perspectiva tradicional sobre el funcionamiento de los equipos se basa en las actividades y tareas asignadas. Así, las horas de trabajo son vistas como un indicador que dice mucho sobre la productividad (“cuantas más horas trabaja, mejor”). Sin embargo, la realidad muchas veces indica lo contrario. Un empleado puede dedicar menos tiempo a una tarea pero el resultado final es excelente.
Con la transformación digital y la evolución en las formas de liderazgo, la nueva manera de encarar los equipos remotos se centra en los resultados. Es decir, las empresas pasan a ser más eficientes al hacer foco en el rendimiento y desempeño, porque detectan qué es lo que les ofrece resultados para el crecimiento.
Por lo tanto, en vez de observar cuántas horas trabajó cada empleado, lo recomendable es mirar qué aportó a cada proyecto y de qué manera. En otras palabras, ¿qué resultados está entregando tu equipo remoto?
4. Programa encuentros 1:1
Para una comunicación clara y transparente, y también para no perder el valor de “lo humano”, las reuniones individuales con cada uno de los miembros de tu equipo remoto es una práctica recomendada. ¿De qué manera puedes implementarlo? En tu agenda, puedes reservar 10 a 20 minutos por semana o de manera quincenal para dedicarlo a estos encuentros.
Algunos consejos para implementar con tu equipo remoto:
- Procura escuchar lo que tu equipo tiene para decirte (escucha activa).
- Demuestra que te interesa cómo se sienten y aplica técnicas de coaching para motivarlos a tener más confianza en sí mismo y para elevar el compromiso con tu empresa.
- Fomenta las conversaciones triviales para iniciar las conversaciones; sobre todo si es la primera vez que llevarás a cabo este tipo de reuniones.
5. Abraza la diversidad y actúa en consecuencia
Contar con un equipo remoto significa que tienes personas de diversas partes del mundo o incluso de diferentes regiones de un mismo país. Por consiguiente, la cultura de cada persona es distinta; cada una tiene sus propias experiencias y antecedentes particulares, más allá de que habrá casos en los que haya puntos de interés en común.
- Reconoce los eventos culturales de los países de origen de tus empleados.
- Celebra dichas festividades junto a ellos (puede ser desde un mero saludo por Slack hasta la organización virtual de un after office con todo el equipo).
- Flexibiliza los horarios de trabajo especialmente días festivos para que puedan celebrar con sus seres queridos.
6. Guía a tu equipo, no lo gerencies
¿En qué sentido? Los gerentes suelen administrar las actividades de los equipos remotos; en cambio, los guías, mentores o líderes actúan como facilitadores para que el personal adquiera más conocimientos y mejore sus habilidades blandas y duras.
De esta manera, ayudar a que las personas del equipo remoto mejoren su currículum no solo ayuda a que puedan asumir más o nuevas responsabilidades, también eleva los ratios de retención de talento.
- Elabora planes de desarrollo profesional para los miembros de tu equipo remoto.
- Identifica posibilidades de crecimiento para la planificación de ascensos y sucesiones.
- Programa reuniones para hablar sobre expectativas individuales y para intercambios constructivos.
- Ofrece feedback y solicita retroalimentación.
- Implementa autoevaluaciones.
7. Centraliza los procesos compartidos
A nadie le gusta repetir más de una vez cómo se hacen las cosas. Bajo esta premisa, y el interés de disminuir el agotamiento en tu equipo remoto, una buena práctica es la centralización de la información en relación a procedimientos en común.
Así, el manual de procesos debería basarse en los siguientes pilares que te compartimos a continuación:
- Escoge la herramienta adecuada: hay varias herramientas disponibles para hacerlo. Por ejemplo, Notion, ClickUp o OneNote. Es importante que todas las personas de tu equipo remoto también sepan cómo utilizar estas herramientas para que el resultado sea el buscado.
- Identifica los procedimientos: lo siguiente es la identificación de los procedimientos transversales a toda la empresa. Desde luego, se pueden crear manuales de procesos por departamentos o áreas de la empresa.
- Básate en recursos para mejorar la experiencia: las listas de verificación son una herramienta muy utilizada para cerciorarse de que uno cumple con todos los pasos esenciales o básicos.
- Incluye preguntas frecuentes: recopila las preguntas que más se repiten en tu equipo remoto y destina un espacio en el manual de procesos para dejar en claro las respuestas. Este apartado o anexo verás que es más que útil.
- Asigna responsables: ¿quiénes asumirán la tarea de garantizar que el manual de procedimientos se encuentra en permanente actualización?
8. Ofrece comentarios positivos
No porque sean positivos significa que deben ser puros halagos. La idea de esta forma de proceder en la comunicación implica que tu equipo remoto reciba información de calidad sobre en qué puede mejorar para seguir ofreciendo buenos resultados y sobre qué aspectos están trabajando muy bien como incentivo para motivarlos a más.
- Procura tener información de respaldo sobre el rendimiento y desempeño de tus empleados antes de dar feedback. La claridad es el pilar de la retroalimentación.
- Ensaya qué palabras usarías. Es importante saber de qué manera comunicar lo que queremos decir. Hay muchas técnicas para iniciar reuniones de este tipo.
9. Vincula el trabajo de tu equipo remoto con la misión organizacional
Uno de los mayores desafíos que enfrentan los equipos remotos es mantener a los empleados motivados y comprometidos. Cuando los miembros del equipo trabajan en diferentes ubicaciones y no tienen contacto diario con sus colegas y gerentes, puede ser difícil mantener una sensación de conexión y propósito compartido.
Es por eso que es crucial conectar el trabajo del empleado con la misión de la empresa. Si los empleados comprenden cómo su trabajo se relaciona con los objetivos generales de la organización y la visión más amplia, pueden encontrar un significado más profundo en su trabajo.
Por ejemplo:
- Implementa reuniones regulares para discutir los objetivos generales de tu empresa y el negocio en sí y de qué manera cada empleado contribuye a su logro.
- Comparte historias o testimonios que muestran el impacto que el trabajo de la empresa tiene en los clientes o en la sociedad en general.
- Incluir actividades y eventos virtuales que promuevan la interacción y el trabajo en equipo, así como el reconocimiento y la celebración de los logros de los empleados.
10. Fomenta el equilibrio entre la vida personal y el trabajo
El trabajo remoto ofrece muchas ventajas, como mayor flexibilidad y comodidad para trabajar desde casa. Sin embargo, también puede ser difícil mantener un equilibrio saludable entre la vida personal y el trabajo cuando no hay límites físicos claros entre los dos entornos. Es por eso que es importante que los líderes de equipos remotos fomenten prácticas saludables para ayudar a los miembros del equipo remoto a encontrar ese equilibrio.
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- Establecer horarios claros o un límite de horas diarias: fijar horas específicas en las que los empleados deben estar disponibles para trabajar y dejar claro que se espera que tomen descansos regulares durante el día para evitar el agotamiento.
- Brindar flexibilidad a la hora de trabajar: permitir que los empleados trabajen en el momento del día en que se sienten más productivos, siempre y cuando cumplan con sus responsabilidades. También se puede ofrecer la opción de trabajar desde lugares diferentes al hogar, como una cafetería o un espacio de coworking, para variar el entorno de trabajo y reducir el estrés.
- Promocionar el disfrute del tiempo libre: animar a los empleados a desconectar y tomarse un tiempo libre para actividades recreativas, hobbies, deportes, etc. para que puedan recargar sus baterías y volver al trabajo con más energía y creatividad.
Como líder de un equipo remoto, es importante evitar requerir a los miembros del equipo fuera de los horarios habituales, salvo en caso de emergencias o fallas catastróficas. Incluso si se puede resolver un problema de forma remota, requerir a los empleados durante su tiempo libre puede contribuir al agotamiento laboral (burnout) y reducir la calidad de su trabajo.
11. Capacita a tus empleados en competencias digitales
En la actualidad, las competencias digitales son imprescindibles para cualquier equipo en remoto, y son fundamentales para el éxito y la supervivencia de cualquier organización. Por esta razón, como líder de un equipo remoto, es esencial que inviertas en la capacitación de tus empleados en competencias digitales clave. Algunas de ellas son:
- Búsqueda de información: para lograr los objetivos del equipo, deben saber encontrar fácilmente la información necesaria, no solo en Google, sino también en los ecosistemas de información específicos de su sector. Esta habilidad permite abordar los desafíos con una perspectiva más amplia y tomar decisiones informadas.
- Resolución de conflictos: la proactividad digital es fundamental para abordar los obstáculos que surjan en el mundo online. Promueve que tu equipo esté integrado por personas resolutivas, con la capacidad de anticiparse a los desafíos futuros y resolverlos con eficacia.
Fuente: Pexels
En conclusión, liderar equipos remotos no es una tarea sencilla, pero puede ser gratificante si se aplican las buenas prácticas adecuadas. La confianza, la autonomía y la responsabilidad son valores clave en este tipo de liderazgo. Asimismo, un líder remoto debe ser conciliador y permitir que los colaboradores armonicen su vida profesional con la personal.
Además, hoy en día, la globalización y la tecnología permiten formar equipos de trabajo altamente capacitados con personas de diferentes partes del mundo, por lo que los líderes remotos no deben limitar la búsqueda de talento a un ámbito local. Con estas buenas prácticas, un líder de equipo remoto puede lograr la excelencia en su trabajo y el éxito de su equipo en cualquier lugar del mundo.
¡Éxitos!