Para poder alcanzar los objetivos deseados en cualquier tipo de trabajo deben tenerse en cuenta varios aspectos que forman parte de la productividad y la efectividad. Estos dos conceptos son los pilares fundamentales para alcanzar las metas que una firma se haya propuesto en el pasado.
Para que puedan incrementarse tanto la productividad como la efectividad hay un proceso clave: la administración del tiempo en el trabajo. De este proceso dependerán prácticamente todos los demás y es el que permitirá entre otras cosas organizar las tareas para poder trabajar de manera más estructurada y práctica.
- Qué es la administración del tiempo
El tiempo es de los recursos más importantes en cualquier trabajo. Administrarlo implica ordenar, jerarquizar y dividir las tareas que se deban realizar, para así poder hacerlas en el menor tiempo posible y con la mayor efectividad. Una buena organización o administración del tiempo ayudará a obtener los resultados deseados en cualquier ámbito.
Muchas veces sucede que resulta difícil organizar el día o la jornada laboral, si hay muchas tareas por cumplir, para que rinda y pueda llegar a hacerse todo. Pero nada es imposible. Solo bastará un poco más de organización para poder cumplir con todo.
- Cómo administrar el tiempo
Para poder administrar el tiempo de la mejor manera en el ámbito laboral es aconsejable tener en cuenta algunas consideraciones. A continuación, una lista de diez consejos útiles para poder administrar el tiempo alcanzando una mayor eficacia y productividad.
- Trazar objetivos
En primer lugar, deberán plantearse objetivos claros a los que arribar para poder dirigir más eficazmente las acciones. Es muy importante en cualquier ámbito laboral poder trazar objetivos con claridad, de manera tal que todos los trabajadores sepan para qué están realizando su trabajo y hacia dónde van con ello.
- Urgente e importante
En segundo lugar será necesario elaborar una jerarquía que permita diferenciar qué tareas deben realizarse con mayor urgencia que otras. Es decir, será necesario distinguir entre urgente e importante. Las tareas urgentes deberán ser las primeras en realizarse, pero las importantes no deberán dejarse de lado.
- Prioridades
En tercer lugar es importante contar con un organigrama o calendario en el que se puedan visualizar las fechas límite de entregas para poder ordenar por orden de prioridad las labores que deban hacerse sin incumplir con ninguna.
- Tiempos por tarea
En cuarto lugar será ideal poder designar un tiempo determinado a cada tarea. De esta manera se evitará tardar demasiado en una dejando poco lugar a otra, y también se evitarán momentos de procrastinación en donde no se realice nada productivo.
Es fundamental poder dar cuenta del tiempo necesario y suficiente que llevará cada tarea o acción para así poder ordenar mejor el trabajo y llegar a cumplir con todas las metas propuestas.
- Pausas
En quinto lugar es necesario dar espacio al descanso. Trabajar continuamente sin cesar puede resultar contraproducente. Cualquier trabajador necesitará una o más pausas, dependiendo de la extensión de su jornada, para poder pensar con mayor claridad y trabajar mejor.
Las pausas deben ser breves, suficientes para descansar por un momento pero no demasiado prolongadas ya que eso provocaría un atraso general en el resto de las tareas. Contar con los minutos necesarios para oxigenar el cerebro es una buena idea para trabajar más y mejor.
- Prever
En sexto lugar se encuentra otro factor sumamente importante en la administración del tiempo: la organización. En todos los trabajos resultará fundamental poder organizar reuniones, salidas laborales o cualquier otra instancia con tiempo, con una proyección a futuro.
Por supuesto puede ocurrir que surja alguna reunión espontánea o que se presente algún contratiempo, pero para que eso no afecte el funcionamiento general será necesario que sea la menor cantidad de veces.
Poder anticipar las reuniones o las salidas con anterioridad ayudará a poder organizar la agenda laboral con mayor tranquilidad, encontrando el espacio necesario para llevar a cabo cada tarea.
- Comunicación
En séptimo lugar, es absolutamente fundamental que dentro de la empresa o del ámbito laboral exista una adecuada comunicación tanto entre colegas como entre gerentes y empleados, esto permitirá ahorrar muchos malos entendidos que pueden traducirse en pérdida de tiempo.
Poder comunicar de manera clara y precisa las ideas y las tareas que deben hacerse fomentará no sólo una mayor productividad y eficacia sino también un mejor clima laboral.
- Herramientas
En octavo lugar podemos identificar el correcto uso de las herramientas tecnológicas. Existen muchas herramientas que ayudan a optimizar los recursos disponibles para cada tarea específica, pero si estas no se utilizan de la manera adecuada pueden resultar más un estorbo que una ayuda.
Por eso es necesario brindar a los empleados capacitaciones constantes para que puedan utilizar cada herramienta de la mejor manera, aprovechando al máximo todos sus beneficios.
- División de tareas
Casi llegando al final de la lista podemos encontrar una adecuada división de roles y tareas. Administrar el tiempo implicará también saber asignar diversas tareas a cada integrante del equipo, evitando así que algunos se sobrecarguen mientras que otros trabajan menos.
Distribuir de manera equitativa y teniendo en cuenta las habilidades de cada uno ayudará a optimizar el tiempo empleado en cada actividad.
- Identificar problemas
Por último, en el décimo lugar será necesario detectar si el tiempo está siendo administrado correctamente y, si no es así, poder analizar qué ocurre y en qué se está empleando el tiempo para que no rinda como debería.
Detectar aspectos fuertes y aspectos a mejorar en una empresa puede ser de gran utilidad para poder reestructurar un plan de organización y seguimiento, alcanzando así los objetivos deseados y aumentando la productividad, eficacia y competitividad.
Llevar una adecuada administración del tiempo laboral implicará grandes beneficios, tanto a nivel personal como grupal. Una persona que puede administrar mejor sus tiempos de trabajo puede cumplir mejor sus tareas y también puede dedicar más tiempo a su vida personal.
Por otro lado, cuando en una empresa el tiempo está bien administrado se elevan los índices de productividad y de eficacia, aumentando junto con ellos la competitividad y el posicionamiento en los mercados.