Indicadores de productividad: ¿qué son y cómo medirlos?

Los indicadores de productividad deben estar presentes en toda estrategia empresarial, dado que proporcionan un norte a seguir. El seguimiento debe interiorizarse como un hábito diario. Solo así es posible comprometerse con los resultados. Pero, ¿por qué son tan importantes estos indicadores?

Como se explica en un estudio de Mckinsey, con reuniones interminables, correos electrónicos incesantes y tratos con miles de personas, las empresas han dominado el arte de las interacciones innecesarias; de hecho, ganar en la próxima normalidad requiere enfocarse mucho más en la verdadera colaboración. Llegar a conclusiones pertinentes en materia de productividad es posible si se tienen objetivos e indicadores claros y precisos.

Si has notado que las reuniones semanales se incrementan con el pasar de los meses y que los resultados son los mismos o peores; si como líder de equipo crees que los empleados pueden entregar resultados superiores, pero no sabes de qué manera conseguirlos… Esta guía sobre indicadores de productividad es para ti. Aquí te contamos qué son, por qué son relevantes, cuál es su mecánica de funcionamiento y cómo puedes aprovecharlos, entre otros temas relacionados.

¿Qué son los indicadores de productividad?

Los indicadores de productividad, también conocidos como KPIs (Key Performance Indicators en inglés) o Indicadores Clave de Desempeño, son métricas esenciales que permiten medir la eficiencia y el desempeño de diversos aspectos dentro de una organización. También, proporcionan mediciones cuantitativas y cualitativas que reflejan el nivel de rendimiento del talento y los proyectos de la empresa. En otras palabras, facilitan la identificación de áreas de mejora, la toma de decisiones estratégicas y el seguimiento del progreso en relación a los objetivos y las metas del negocio.

¿Por qué son importantes los indicadores de productividad?

Pero, ¿cuál es el propósito fundamental de los indicadores de productividad? En líneas generales, tiene estrecha relación con el hecho de proporcionar una visión objetiva y medible de la eficiencia de las operaciones y los procesos de una empresa. Los KPIs te ofrecen valores numéricos objetivos y datos concretos, por lo cual puedes hacer una evaluación precisa de la relación entre la producción obtenida y los recursos invertidos, como el tiempo, el dinero y los empleados involucrados en un determinado proyecto. Esta información es esencial para analizar cómo es el progreso de la organización.

Lista de principales beneficios de los indicadores de productividad para empresas

Estas son las más destacadas ventajas de los indicadores de productividad:

• • Proporcionan datos objetivos que respaldan la toma de decisiones estratégicas y operativas. Por ejemplo, una empresa puede utilizar el indicador de tasa de conversión de ventas para decidir sobre la asignación de recursos en campañas de marketing.
  • Permiten detectar ineficiencias y oportunidades de optimización en los procesos. Por ejemplo, un indicador de tiempo de ciclo puede revelar cuellos de botella en la producción que necesitan ser abordados.
  • Cuantifican el avance hacia los objetivos establecidos, brindando una visión clara del rendimiento y la alineación. Por ejemplo, un indicador de cumplimiento de entregas ayuda a la empresa a rastrear su capacidad para satisfacer las demandas de los clientes en plazo.
  • Permiten una asignación más eficiente de recursos al identificar áreas de sobreutilización o subutilización. Por ejemplo, un indicador de retorno de inversión (ROI) de campañas publicitarias ayuda a ajustar el presupuesto de marketing.
  • Guían a la empresa para mejorar su posición en el mercado y superar a la competencia. Por ejemplo, un indicador de cuota de mercado mide la participación de la empresa en relación con otros competidores en el sector.

Fuente: Pexels

¿Cómo funcionan los indicadores de productividad?

El proceso de cálculo de los indicadores de productividad suele implicar la comparación de la producción promedio con los costos o recursos empleados durante un período en particular. Aunque existe una amplia variedad de fórmulas para medir diferentes aspectos vinculados con la productividad, la esencia reside en analizar cómo se están utilizando los recursos para generar resultados tangibles. Por ejemplo, la optimización de procesos y el rendimiento de los equipos. Ahora bien, es importante destacar que los indicadores de productividad no solo se centran en aspectos cuantitativos, también consideran elementos cualitativos (por ejemplo, la calidad de los productos o servicios entregados).

En cuanto a los pasos básicos para usar los indicadores de desempeño o productividad, puedes tomar como referencia los siguientes:

• Analiza el escenario actual: realiza un diagnóstico de la situación completa actual de tu empresa. ¿Cómo es la producción anual? ¿Cuáles son los resultados financieros más recientes y a qué se deben? ¿Cuál es la posición del mercado y qué se ha hecho para llegar allí?
• Define objetivos claros: una vez que tengas en claro cuál es la situación de tu organización, el siguiente paso es establecer metas a corto, mediano y largo plazo. Estos objetivos deben ser coherentes con la dirección que se desea tomar y representar los hitos que la empresa aspira a alcanzar.
• Identifica indicadores: es necesario también identificar los indicadores específicos que reflejarán el progreso de dichos objetivos. Deben seleccionarse cuidadosamente.
• Establece metas para cada uno: sí, cada indicador de productividad debe tener metas asignadas. Cuando se suma la totalidad de las metas individuales, ese total debe reflejar la visión integral de la estrategia empresarial.
• Fomenta la participación del equipo: está comprobado que, cuando los empleados se involucran en la planificación y ejecución de la estrategia, se sienten más comprometidos con los resultados y tienen un sentido de pertenencia en el logro de los objetivos.

¿Cómo aprovechar la tecnología para mejorar los indicadores de productividad?

Para la mejora continua, la tecnología juega un rol destacado. Así, la adopción estratégica de herramientas tecnológicas puede transformar la forma en que se miden, monitorean y optimizan los indicadores clave de productividad, impulsando el rendimiento y el éxito de una organización. Aquí exploraremos cómo puedes aprovechar la tecnología de manera efectiva, utilizando tecnologías avanzadas como Crehana, uno de los softwares de Recursos Humanos más elegidos por ser una solución 3 en 1:

• Desarrollo y capacitación de equipos: esto implica crear, organizar y gestionar programas de capacitación de manera integral. Si tus colaboradores tienen la oportunidad de explotar sus habilidades y competencias por medio de un enfoque de entrenamiento personalizado, los indicadores de productividad pueden elevarse.
• Clima organización y satisfacción de equipos: contempla el seguimiento de reconocimientos y encuestas, los cuales crean una vía directa para recopilar datos valiosos sobre la percepción y el bienestar de los empleados. Estos datos permiten tomar medidas proactivas que contribuyen a un entorno laboral más positivo, al mismo tiempo que fomentan la colaboración.
• Desempeño y alcance de objetivos: ¿se pueden alinear los objetivos individuales y de cada equipo de trabajo con los del negocio? La respuesta es afirmativa si se dispone de la tecnología adecuada, como la solución de desempeño de Crehana, para establecer metas claras, medir el progreso y proporcionar un feedback constante.

Fuente: Plataforma de Desempeño de Crehana

Indicadores de productividad de una empresa por área

La medición de los indicadores de productividad de una empresa pueden hacerse a nivel general o por cada departamento en particular. Porque cada una de las áreas de una organización desempeña un papel único en el éxito global de la organización; y medir su eficiencia a través de indicadores clave de productividad es esencial para lograr un rendimiento óptimo. A continuación, revisaremos cómo se aplican en tres áreas fundamentales: Recursos Humanos, Marketing y Atención al Cliente.

Recursos Humanos y sus indicadores de productividad para el talento

En el área de Recursos Humanos, los indicadores de productividad pueden centrarse en la gestión y el desarrollo del talento humano, en aras de que los empleados estén comprometidos, motivados y alineados con los objetivos organizacionales. Los siguientes indicadores ilustran cómo la productividad en Recursos Humanos contribuye al éxito organizacional:

• Tasa de rotación de personal: mide el porcentaje de empleados que dejan la empresa en un período determinado; este concepto también es conocido como “fuga de talento”. Por ejemplo, una tasa de rotación alta podría indicar problemas en la comunicación interna.
• Tiempo promedio de contratación: calcula el tiempo que demanda cubrir una posición vacante. Por ejemplo, un tiempo elevado de contratación puede significar la existencia de ineficiencias en el proceso de selección.
• Índice de ausentismo: indica cuál es la frecuencia y duración de las ausencias no planificadas de los empleados. Así, si el índice es bajo, esto podría indicar que el ambiente laboral es agradable y que hay un buen nivel de satisfacción de los empleados. Conoce las estrategias recomendadas para un clima laboral que te asegurará el éxito.

Marketing y sus indicadores de productividad para publicidad digital

Dentro del área de Marketing de una empresa, los indicadores de productividad pueden centrarse en el rendimiento de las campañas publicitarias, con la finalidad de asegurar una efectiva asignación de recursos y un ROI positivo. Veamos algunos indicadores para marketing:

• Costo por adquisición: calcula el costo promedio de adquirir un nuevo cliente a través de una campaña. Un CPA mayor al promedio puede indicar la necesidad de activar optimizaciones en el canal de adquisición o renovar la segmentación de los públicos.
• Tasa de rebote: mide el porcentaje de usuarios que abandonan un sitio web sin interactuar. Si esta tasa es alta, puede haber problemas con la experiencia del usuario.
• Clics por publicidad: el CTR calcula la proporción de clics en anuncios en relación con las impresiones. Por ejemplo, un CTR menor al promedio puede requerir ajustes en el copy del anuncio o la ubicación de impresión.

Atención al Cliente y sus indicadores de productividad para los clientes

Por último, en el área de Atención al Cliente, los indicadores de productividad se enfocan en brindar un servicio eficiente y satisfactorio. Por ejemplo:

• Tiempo de respuesta: mide el tiempo promedio que tarda el departamento en responder a las consultas y dudas de los clientes. Si el tiempo de respuesta es rápido, esto significa que la satisfacción del cliente puede resultar muy buena. Sin embargo, para arribar a esa afirmación, es importante verificar otros aspectos como el nivel de satisfacción de los clientes en relación a esas respuestas, dado que podría ocurrir que las respuestas sean rápidas pero ineficientes.
• Índice de satisfacción del cliente: evalúa la satisfacción general de los clientes con la asistencia recibida. Por ejemplo, un índice bajo indica la necesidad de mejoras en la atención.
• Cantidad de tickets abiertos: mide la cantidad de consultas no resueltas en un momento dado Un alto número puede sugerir la necesidad de más recursos implicados para responder a los clientes.

Ejemplos de indicadores de productividad de empleados

Antes de terminar con esta guía acerca de los indicadores de productividad, veamos algunos ejemplos que ilustran correctamente escenarios potenciales con los que podrías identificar tu equipo o a los que podrían enfrentarse en un futuro:

Eficiencia en la gestión del tiempo

• Problema detectado: el líder del departamento de Ventas ha notado que los representantes de ventas pasan una cantidad considerable de tiempo en tareas administrativas y de seguimiento, lo que reduce su disponibilidad para las interacciones con los clientes y las ventas efectivas.
• Indicador de productividad seleccionado: tiempo dedicado a las ventas por día de trabajo.
• Meta: aumentar el tiempo promedio dedicado a actividades de ventas a al menos 5 horas por día laboral.
• Mejoras a implementar: se automatizarán aquellas tareas que son rutinarias para liberar tiempo a los representantes de ventas y se implementarán sistemas de seguimiento más eficientes para simplificar la gestión de oportunidades y seguimiento de clientes.
• Resultado: se implementó un sistema CRM que automatiza la recopilación de datos y el seguimiento de los potenciales clientes. Asimismo, se incorporó IA para automatizar tareas repetitivas y se ofreció capacitación al personal para optimizar el uso del CRM. El indicador aumentó a 5.5 horas por día, y las ventas se elevaron en un 15% en el primer trimestre.

Mejora en la calidad del trabajo

• Problema detectado: el líder del departamento de Producto ha observado una disminución en la calidad de los productos, lo que ha derivado en crecientes reclamos por parte de los clientes.
• Indicador de productividad seleccionado: índice de productos defectuosos por mes.
• Meta: reducir el IPD a menos del 2% por mes.
• Mejoras a implementar: se realizará una revisión exhaustiva de los procesos internos para identificar puntos débiles. Se proporcionará capacitación adicional en las etapas críticas y se activarán revisiones intermedias y finales para detectar defectos de manera temprana.
• Resultado: se implementaron controles de calidad en cada etapa y se capacitó al personal en técnicas de detección temprana de defectos. El IPD se redujo al 1.5% por mes, y los reclamos disminuyeron un 20% (lo que se tradujo en una mejor reputación).

Fuente: Pexels

Con toda esta información sobre los indicadores de productividad para empresas, la explicación sobre su impacto en los equipos y los ejemplos que aquí te hemos compartido, puedes tomar mejores decisiones para crear equipos de alto impacto y mantener a tu empresa lo más competitiva posible.

¡Empieza por aplicar los consejos que aquí te enseñamos!