Lista de los mejores software de gestión documental

Se le llama software de gestión documental a un sistema de almacenamiento, de organización y de recuperación de toda la documentación de una compañía, que se antoja clave a medida que pasa el tiempo, por los cada vez mayores riesgos que corren las compañías, y la necesidad de responder a ellas.

Los documentos de una empresa pueden ser fichas técnicas, documentos de ingresos, facturas de compra, remisiones de entrega, documentos de los gastos, contratos, entre otros. En cualquiera de los casos, evidentemente, son fundamentales.

La gestión documental conlleva algunas dificultades como la organización, que es bastante compleja; el tiempo que se pierde en el armado del registro de todos los documentos si no están ordenados; y los problemas de compatibilidad de los distintos formatos (como son el Excel, PDF, Word, entre otros).

Si los documentos no estuviesen bien organizados, se hará más compleja la recuperación de los mismos en el futuro, y eso llevaría a que se pierda información y peligre la integridad de la empresa.

  1. Ventajas de un software de gestión documental

Los software de gestión documental llegaron para dar solución a estos problemas, por lo que ofrecen varios beneficios, como:

  • Pueden ser compatibles con todos los formatos de documentos.
  • Se conectan de forma directa con escáneres de documentos.
  • Se puede consultar cualquier documento desde cualquier punto que haya en la red.
  • En el servidor de los documentos la información estará resguardada y supervisada.

Otra ventaja que brinda el uso de un software de gestión documental es la de tener la posibilidad de organizar los documentos desde el mismo software, sin necesitar ninguna herramienta externa, con lo cual se puede ahorrar tiempo y no se perderá información con la copia de seguridad que crea el sistema.

  1. El crecimiento de la digitalización documental

Hay ciertas normas que le dan total validez a los documentos digitalizados para que valgan lo mismo que un documento físico en papel, por esta razón muchos sistemas contables también se están pasando a la digitalización de documentos.

Este fenómeno de la digitalización de la documentación va en crecimiento porque cada vez se torna más compleja la clasificación y orden de la información y documentación en papel, ya que las empresas van teniendo cada vez más papelerío. A su vez es una alternativa mucho más ecológica que el acumulamiento de papeles.

  1. Los mejores softwares de gestión documental

Algunos de los mejores softwares para gestionar los documentos de una empresa son:

  • PDFelement Pro: este es uno de los mejores que existen actualmente. Es apto para utilizarse en Mac y también en Windows, y permite a los usuarios organizar y gestionar sus documentos en PDF. Solo tendrán que descargarlos al computador y allí lo podrán editar, convertir y también compartir los archivos en PDF de una manera segura. En este software también se pueden manejar los documentos escaneados con tecnología OCR, lo que significa con reconocimiento óptico de caracteres. 
  • OpenDocMan: es uno de los mejores softwares para la gestión documental, que tiene la capacidad de almacenar y acceder a distintos documentos de manera centralizada. Se puede utilizar en la web pero también es compatible con Mac y Windows. De todos modos también puede usarse a través de una aplicación en cualquier dispositivo Windows, Android o iOS, para poder acceder a los documentos almacenados de manera mucho más fácil y desde cualquier parte.
  • LogicalDOC: aquí nos referimos a un software de código abierto que se puede utilizar en muchas plataformas. A través de este programa se pueden almacenar documentos en la nube, por lo tanto, se puede acceder a los archivos desde cualquier lugar del mundo y en el momento que sea. Con esto, las empresas ahorran tiempo que pueden invertir en aumentar la eficiencia y la productividad propias.
  • OnlyOffice: Este es un software gratuito en el que se pueden editar los documentos de forma online y gestionarlos a través de servicios multifuncionales, lo cual lleva a que puedan reducirse los costos y a su vez permite que se ahorre tiempo.
  • OpenKM: es un software desarrollado específicamente para la gestión y la organización de todos los documentos digitales y los archivos de la empresa. Tiene como objetivo que el trabajo de todos los días sea más simple y más eficiente. Actualmente es uno de los mejores programas de gestión de los documentos de las empresas, ya que no solo almacena, sino que también rastrea, edita y gestiona todos los documentos electrónicos.
  • FossLook: Este software de gestión de los documentos da la posibilidad de tener organizados archivos de todo tipo, pudiendo eliminar el uso del papel por completo. Se enfoca mayormente en el almacenamiento de la información que es importante y que esté en un mismo sistema.
  • Meet Bitrix24: este software también es de uso online y es muy simple. Tiene disponible una versión gratuita y se utiliza también en la nube. Los usuarios de Meet Bitrix24 pueden utilizarlo desde un dispositivo Android o iOS, a través de sus respectivas aplicaciones.
  • Scopidea: en la actualidad es uno de los mejores softwares de gestión de los documentos de las empresas, ya que hace que gestionar los archivos sea una tarea muy sencilla, porque todos los documentos estarán guardados en un mismo lugar, centralizados. Tiene su colaboración con Google Drive, Onedrive y Droppbox, haciéndolo un software confiable.
  • Microsoft SharePoint: Este es un software con su versión online, que permite que la gestión de los documentos empresariales, del conocimiento y de los archivos, se realice de una forma fácil y rápida. Trae la opción incluida de compartición y también la de almacenamiento de archivos, entre otras.
  • Dropbox Business: este software es una variante del programa Dropbox, y fue diseñado exclusivamente para las empresas, ya que es más fácil compartir los documentos de esta manera. Es muy recomendado si se busca que todos los integrantes de un grupo de trabajo se enfoquen en un mismo trabajo y lo realicen en conjunto. A través de este software se pueden compartir distintos datos al instante.
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