La pandemia del coronavirus provocó una aceleración en el cambio de era que estamos viviendo, de la presencialidad a las tareas virtuales y a distancia. Sin lugar a dudas, a pesar de las mortales consecuencias que trajo el virus, hubo empresas que potenciaron su desarrollo de forma que hasta entonces era inimaginable. Las plataformas de videoconferencias se instalaron en casi todas las casas con conexión a Internet, y tanto las escuelas como los lugares de trabajo comenzaron a emplear estas vías de comunicación.
Es que el poder radica allí: en la posibilidad de estar comunicados. Por esta razón es que en este artículo hablaremos sobre los mejores softwares (o quizá el mejor software para teletrabajo) para que realices con éxito tus labores a distancia. Para empezar, un software es un conjunto de programas y datos que permiten realizar distintas tareas en un sistema informático. También es una referencia a la parte intangible de las computadoras, que nos trae el producto final que vemos en la pantalla.
El tipo de software que nos interesa en esta ocasión es el de las aplicaciones. Éste es un programa específico para la realización de ciertas tareas, accesibles desde todo tipo de dispositivos. Antes había un gran desarrollo en la PC y la correcta visualización desde el monitor, pero ante la proliferación de los celulares y sus variables herramientas –que van desde enviar un mensaje hasta la posibilidad de editar un vídeo-, se agregó un nuevo foco: el desarrollo de los softwares en las pantallas táctiles y pequeñas.
Ya que nos encontramos en ocasión, no está de más remarcar la diferencia de este sistema con el hardware. Éste se encuentra interrelacionado con el software pero se refiere a los elementos físicos de la computadora. Ejemplo de hardware son el CPU, el teclado y el mouse. En cambio, un procesador de textos o un antivirus pertenece al soporte lógico.
Las plataformas más efectivas para la comunicación laboral
Veamos cuál es el mejor software para teletrabajo ante las nuevas rutinas cien por ciento digitalizadas. El trabajo en remoto ya es una realidad, sino algo inminente para millones de personas que ven transformada su costumbre de ir a la oficina en armar su propio escritorio en casa.
En realidad, no hay una sola plataforma para utilizar: hay decenas y de gran calidad. Para reuniones de trabajo es recomendable Zoom, la plataforma que se ha vuelto líder en esta temática. Puede ser usado por empresas grandes, medianas o incluso pequeñas. Para los grupos muy reducidos puede ser suficiente con una videollamada de WhatsApp, aunque el conectarse a través de una computadora de escritorio le da más formalidad al asunto.
Sin embargo, Zoom también puede usarse en los Smartphone. Con unos pocos clics podrás tener a tu disposición esta grandiosa herramienta que incluso te permite programar llamadas tanto en la aplicación como en tu propio calendario de Google. Además, al ser una plataforma multifunciones encontrarás posibilidades como “pantalla verde” en la que subir una imagen para que no aparezca de fondo lo que tienes en tu habitación. Podrás silenciar y apagar la cámara en cualquier momento si ocurre una emergencia, evitando así la interrupción del trabajo.
Discord es otra plataforma interesante para utilizar. Más bien es conocida entre los gamers y fanáticos de los juegos online, pero también permite crear conversaciones en chats privados y ver los rostros de los participantes de la reunión.
Otra opción es Google Meet, la cual le hizo una gran competencia a Zoom desde que liberó su acceso de uso. Aquí podrás manejar la luminosidad de la imagen; visualizar a tus compañeros de trabajo en formato galería, pudiendo ver el rostro de todos ellos simultáneamente; y podrás conectarte con otras herramientas de Google, como Drive, el Excel, las presentaciones (cruciales para luego compartir la pantalla y exponer de forma eficaz), documentos, entre otros.
¿Cómo usar las plataformas de teletrabajo?
A primera vista puede parecer engorroso el acceso a este tipo de vías de comunicación, especialmente para la gente mayor. Pero el sistema te irá guiando de forma simple. A continuación vamos a usar de ejemplo a Google Meet, con el cual las empresas tienen la posibilidad de realizar reuniones de hasta 500 participantes y emisiones en directo a un público de hasta 100.000 espectadores de un mismo dominio.
Para empezar, cualquier persona con cuenta de Google puede crear una reunión online. Eso sí, el uso gratuito de la misma hace que las reuniones sean por tiempo limitado: 60 minutos te serán dados para que los aproveches al máximo, teniendo la oportunidad de sumar hasta 100 participantes. Luego no tendrás más que enviar un enlace o código a las personas que quieres que asistan. Ellos por supuesto que deberán que tener una cuenta de Google. Esta es una desventaja respecto a Zoom, ya que en ésta última se puede acceder rápidamente sin tener que registrarse.
Al sumarse tus compañeros a la reunión, todo dependerá de cómo la hayas planificado para que las cosas salgan bien. Podrás silenciar a los participantes y generar interacciones al compartir pantalla, ya que les estará habilitado un chat universal para compartir comentarios.
Por otra parte, Google Talk/Hangouts es una herramienta útil para potenciar tu uso del Gmail, accediendo a éste de forma directa. Los pasos son sencillos: 1. seleccionar al contacto con el que deseas comunicarte. 2. abrir la pestaña de chat. 3. ¡Comienza a disfrutar de la charla!
Claves para realizar una reunión de teletrabajo eficaz
Teniendo la parte técnica resuelta, solo se requiere de una correcta organización y planificación para que tu videoconferencia potencie tus objetivos laborales. Te recomendamos:
- Tener en cuenta las diferentes zonas horarias de los participantes. Es probable que si trabajas en una empresa muy grande, puede que haya algún empleado viviendo lejos de tu ciudad.
- Avisar con tiempo. No puede haber nada peor que una reunión de último momento, en la que todos corren por adelantar los resultados o resumir sus últimas tareas realizadas. Lo mejor es programar con anticipación y que todos estén enterados.
- Marcar las reglas desde el principio. ¿Tendrán que mantener el micrófono apagado para evitar ruidos molestos? ¿Todos tendrán que tener la cámara prendida? Aclarar esto ayudará a que nadie se sienta ofendido cuando se le remarque cierta regla en el medio de la reunión.