Un efectivo onboarding resulta fundamental para darle la bienvenida a los nuevos miembros del equipo y allanarles el camino de adaptación en tu empresa. Cuando un proceso de onboarding se realiza de forma correcta, el sentido de pertenencia se fortalece desde el minuto cero que el nuevo empleado se incorpora en la organización. Al mismo tiempo, esto ayuda a prevenir el desgaste inicial por la curva de aprendizaje que el mismo fenómeno supone.
De hecho, una incorporación deficiente puede disminuir la confianza en el talento recientemente contratado, así como puede aumentar el riesgo de abandonar la empresa antes del mes de contratación. Según un estudio de Harvard Business Review, las empresas que implementan un proceso de onboarding formal podrían ver un 50% más de retención y un 62% más de productividad.
Pero, ¿qué es el onboarding y cuáles son sus beneficios a largo plazo? ¿Cómo llevarlo a cabo en una empresa por primera vez y qué hay que tener en cuenta al hacerlo?
¿Qué es el onboarding en una empresa?
El onboarding, también conocido como proceso de inducción o incorporación en castellano, es un proceso que se lleva a cabo en la etapa inicial post contratación de un empleado. Durante el onboarding, los empleados pueden comprender cuál es la visión y misión de la empresa, tienen un acercamiento más preciso a las funciones a desempeñar próximamente y conocen quiénes son sus compañeros de trabajo.
Este proceso no se lleva a cabo de forma intuitiva, por el contrario, se encuentra estructurado en un plan de onboarding. En dicha planificación, cada una de las etapas por las que debe atravesar el nuevo empleado están detalladas, para que pueda adquirir los conocimientos y herramientas necesarias poco a poco, sin sobrecarga de información.
Es decir, en un plan de onboarding existe un cronograma de presentaciones y suministro de información de la organización. Además, este plan está elaborado por parte de Recursos Humanos junto al líder o gerente del área en el que se suma el nuevo talento.
En resumen, el onboarding le permite a los nuevos empleados interiorizarse acerca del funcionamiento interno de la empresa gracias a una planificación basada en los primeros días de trabajo.
¿Cuáles son los beneficios del onboarding?
En líneas generales, la principal ventaja del onboarding tiene que ver con la posibilidad de que los nuevos empleados se sientan parte de la cultura de la empresa cuanto antes, además de que la organización obtiene resultados rápidos producto de esto.
A continuación, te compartimos las principales ventajas de un onboarding efectivo:
1. Crea una cultura organizacional positiva
Una cultura corporativa positiva requiere de la aplicación de las mejores prácticas en todo el ciclo de vida del empleado. Por eso, la fase inicial de onboarding no es ajena a esta realidad. ¿De qué forma puedes hacerlo gracias al onboarding?
- Comunica cuáles son los valores de tu empresa: resulta esencial la comunicación de los valores de tu organización, como principios éticos y morales, además de los comportamientos y actitudes esperados del personal.
- Promueve la diversidad, equidad e igualdad desde un comienzo: aquí es necesario destacar el valor de la diversidad en todos los aspectos, como un elemento que enriquece la experiencia del equipo y permite alcanzar grandes éxitos. Asimismo, se deben establecer políticas y prácticas de equidad e igualdad para todos los empleados, no solo para los existentes, quienes tienen amplia trayectoria en la organización. Esto garantiza el sentimiento de pertenencia y genera compromiso.
- Brinda retroalimentación constante: de esta forma, tus nuevos empleados podrán adaptarse rápidamente a los procesos internos de tu empresa y mejorarán los resultados que entregan semana a semana gracias a un buen onboarding. Puedes realizar encuentros semanales o una vez por día, según resulte necesario, para proporcionar feedback constructivo que aliente al progreso.
2. Evita la sensación de inseguridad
Hay mucho que aprender al ser un empleado nuevo. Por eso, es normal y esperable que las personas desarrollen con rapidez el síndrome del impostor. Desde RRHH, puedes hacer bastante para evitarlo, especialmente desde el onboarding.
- Comunica los objetivos y expectativas: líderes y gerentes deben comunicar de forma transparente, objetiva y clara cuáles son los resultados esperados y las metas pautadas. ¿Por qué? Porque esto ayuda a que los empleados nuevos comprendan el alcance de las expectativas y que tengan en claro qué se espera de ellos en esta primera etapa en tu empresa.
- Asigna un buddy (o mentor): se trata de un empleado experimentado en tu empresa que puede cumplir el rol de guía y puede ser no solo una fuente de apoyo sino también de consulta en cada instancia del onboarding. Así, el buddy es quien proporciona la orientación necesaria y brinda asesoramiento antes las dudas e inquietudes del nuevo talento.
- Establece un plan de comunicación: debe incluir momentos de interacción regular con el supervisor directo, el equipo de trabajo y otros líderes de tu empresa.
3. Suministra la entrega de información priorizando el aprendizaje
Si se proporciona toda la información de una sola vez, existe el riesgo de que los empleados se sientan abrumados, agotados y tengan dificultades para comprender por dónde empezar. Frente a este posible escenario, lo recomendable es idear un plan de entrega de información en el onboarding.
Ten en cuenta que, en toda esta planificación de onboarding, los nuevos empleados deben desarrollar nuevas habilidades, conocer la organización y su equipo de trabajo, además de descubrir los procesos internos. Entonces, ¿qué puedes hacer al respecto?
- Divide la información considerando un período de tres meses de onboarding: una buena práctica es dividirla en distintas etapas para no sobrecargar con una avalancha de datos y conocimiento, sino que la idea es hacerlo de forma gradual. Sin embargo, esto no significa que durante este tiempo no llevarán a cabo tareas particulares que requiere y exige su puesto de trabajo.
- Considera los plazos de asimilación de cada capacitación: considera que el plan de onboarding sea lo suficientemente flexible, dado que algunos empleados pueden requerir más tiempo para comprender ciertos conceptos o tareas, mientras que otros pueden avanzar con más aceleración.
- Solicita feedback y asegúrate de que hayan comprendido correctamente lo que quieres transmitir: es decir, son oportunidades regulares para que los empleados expresen sus dudas, hagan preguntas y den retroalimentación sobre su nivel de comprensión. Esto permite a los responsables del onboarding identificar cualquier área que necesite una mayor clarificación o refuerzo.
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¿Cuáles son las características del onboarding?
Estos son los principales elementos del onboarding:
- Su objetivo es que los nuevos empleados se adapten rápidamente a la empresa, pero de forma gradual.
- Los procesos implicados en el onboarding son lentos, ya que tienen en cuenta la curva de aprendizaje inicial de la compañía.
- Promueve el compromiso y el sentido de pertenencia.
¿Cómo hacer un onboarding eficaz?
Sigue los siguientes pasos para lograrlo:
1. Define qué es lo que deben aprender en el onboarding
A nivel general, puede ser que sea necesario que el talento recientemente contratado aprenda sobre la cultura y los valores de la empresa, la política de la organización, pero también puedes considerar especificidades según el puesto o jerarquía (en relación a herramientas o habilidades).
2. Establece cuáles son las tareas comunes para todos los nuevos empleados
En cuanto a tareas, nos referimos a la labor administrativa (si es que no lo realizas con antemano en el pre-onboarding sobre el que te contaremos en el próximo apartado). Esto puede incluir la configuración técnica de la laptop, la configuración para el depósito bancario, el acceso a las herramientas online como credenciales y las capacitaciones obligatorias en relación a las prácticas de ciberseguridad de la empresa.
3. Asigna un mentor como guía y apoyo
El mentor es una gran idea como apoyo y guía para los nuevos talentos de tu empresa durante el onboarding. Esta figura desempeña un papel clave al ayudar a los recién llegados a familiarizarse con la organización y facilitar su integración en el equipo de trabajo.
4. Arma un cronograma de onboarding
Hazte las siguientes preguntas:
- ¿Qué duración debería tener el proceso de onboarding remoto?
- ¿Cuánto debe durar este proceso?
- ¿Cuántas sesiones de capacitación deben contemplarse?
- ¿A quiénes deberían conocer los nuevos talentos al incorporarse a la empresa?
- ¿Es necesaria una reunión con el CEO el primer día?
Estos interrogantes te ayudarán a definir tu cronograma.
3 ideas para un onboarding exitoso
Considera estos consejos para antes, durante y después de un onboarding:
- Recluta según el perfil de tu empresa: es importante seleccionar al candidato adecuado, pero ¿en qué sentido? No solo los trabajadores contratados deben coincidir con la visión y la misión de la empresa, sino también en relación a los requerimientos del puesto para lograr las metas planteadas con dicho cargo. Por lo tanto, también es crucial presentar con claridad cuáles son las perspectivas de la organización desde la publicación de la oferta laboral, justamente para que luego “no haya sorpresas”.
- Considera la elaboración de un pre-onboarding: quizás se trate de uno de los errores más frecuentes en las empresas que inician en el proceso de elaboración de un onboarding; la mayoría apuestan todo a este proceso, en lugar de considerar una etapa anterior al onboarding para concentrar toda la burocracia administrativa, además de facilitar información como el manual para empleados donde se especifiquen los procedimientos y normas internas.
- Incluye encuentros con regularidad: durante la instancia de evaluación del onboarding, una buena práctica es la activación de reuniones frecuentes para que el nuevo empleado pueda despejar dudas y obtener retroalimentación sobre su progreso. Es una excelente manera de perfeccionar esta etapa.
Ejemplos de onboarding remoto
Como señalamos, el onboarding es un proceso crucial para una transición exitosa de “ser un nuevo empleado” a “ser un empleado”. A continuación, te compartimos dos ejemplos de introducción a empresas remotas para que puedas inspirarte en cómo estructurar este proceso según el rol y el contexto laboral:
Juan, desarrollador de software en una startup con crecimiento en México
Veamos el caso de Juan como desarrollador IT en una startup, con un cronograma de onboarding de los primeros 5 días en esta empresa:
- Día 1 (lunes): Juan, en su primer día de onboarding, recibe el mensaje de un mentor que será su guía durante todo el proceso. Recibe una introducción a la cultura y los valores de la organización. También, participa en reuniones para conocer a su equipo y se le proporciona acceso a las herramientas que utilizará de forma diaria.
- Día 2 (martes): Juan asiste a sesiones de capacitación online específicas relacionadas con las tecnologías y metodologías utilizadas en la startup. También, se le asigna un proyecto pequeño para trabajar en colaboración con otro desarrollador experimentado.
- Día 3 (miércoles): en este tercer día de onboarding, el desarrollador recepciona tareas relacionadas con estos proyectos y obtiene más orientación y retroalimentación continua por parte de su mentor y otros miembros del equipo. Además, aclara dudas que surgieron de la asignación del proyecto del día anterior.
- Día 4 (jueves): Juan continúa trabajando en su proyecto asignado, aplicando los conocimientos adquiridos durante los días anteriores. Por otro lado, el desarrollador asiste a una sesión de capacitación sobre los procesos internos de la empresa, incluyendo la gestión de proyectos y la comunicación interna.
- Día 5 (viernes): en su último día de la primera semana de onboarding, Juan tiene la oportunidad de presentar el avance del proyecto en el que está participando, junto a otros miembros del equipo, y recibe retroalimentación adicional. También participa en actividades sociales online que fomentan la integración y el fortalecimiento de las relaciones laborales. Asimismo, recibe orientación sobre las próximas etapas del onboarding, incluyendo siguientes jornadas de capacitación.
Julieta, project manager en una agencia de publicidad internacional totalmente remota
En su primera semana de onboarding, Julieta se sumerge en el conocimiento de la empresa. Obtiene acceso a la intranet de la agencia y a recursos en línea donde puede encontrar información sobre la historia, los clientes, los proyectos destacados y los logros de la empresa. Además, se le presenta a los demás miembros del equipo
En adición, Julieta participa en sesiones informativas y presentaciones sobre los procesos internos de la agencia. Se le proporciona una visión general de las herramientas y plataformas que se utilizan para la comunicación, la gestión de proyectos y la colaboración en equipo. A lo largo de esta primera semana de onboarding, Julieta está involucrada en actividades de networking con otros empleados de la agencia. Para eso, se organizan sesiones de presentación, tanto formales como informales.
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Con toda esta información sobre onboarding, ahora puedes crear el tuyo para potenciar tu equipo remoto o distribuido. Sigue los pasos que aquí te sugerimos y aplica las ideas que te compartimos para diseñar un proceso que garantice una excelente experiencia para tu nuevo talento.
¡Éxitos!