¿Tienes pensado incorporar algún que otro programa para firmar documentos en línea en tu empresa? ¡Bien hecho! No solo tu organización estará contribuyendo a la preservación del medioambiente al reemplazar el papel físico por documentos virtuales sino que, además, estará al día con las tendencias más modernas.
De hecho, los programas para firmar documentos son una de las mejores soluciones para las empresas que están adoptando modalidades de trabajo híbridas o cien por ciento remotas. Desde luego, esto facilita bastante los intercambios entre el departamento de recursos humanos y el resto de los colaboradores.
Imagina que hasta no hace mucho tiempo atrás, el personal debía imprimir el documento (si es que le llegaba de forma virtual a su correo electrónico), firmarlo y escanearlo de nuevo. Todo ese procedimiento se simplifica con los programas para gestionar firmas electrónicas.
¡No se diga más! Revisemos uno por uno los programas para firmar documentos en línea.
1. DocuSign
Quizás DocuSign se trate de uno de los programas para firmar documentos más conocidos en el ámbito de los negocios. Es una potente herramienta que permite completar formularios con firmas digitales. En tan solo pocos clics, toda persona puede firmar un documento y ya enviarlo a la persona correspondiente, ¡sin perder nada de tiempo!
¿Lo mejor? Es amigable con dispositivos móviles, lo que significa que no solo puedes utilizar este programa para firmar documentos desde una computadora sino también desde un teléfono móvil o tablet. Flexibilidad y rapidez, ¡una genialidad!
Asimismo, DocuSign ofrece lo siguiente en relación al proceso de acuerdo:
- Firma electrónica
- Gestión del ciclo de vida del contrato
- Negociación de documentos
- Análisis de contratos
2. Acrobat Reader
Sin lugar a dudas, Acrobat Reader es una de esas herramientas que toda persona ha utilizado al menos en alguna oportunidad para la lectura de un archivo en formato pdf. Ahora bien, este programa también se caracteriza por facilitar la posibilidad de firmar de forma electrónica los documentos.
Se puede escribir, dibujar o insertar una imagen que contiene la firma del usuario de forma manuscrita en el documento. Un programa para firmar documentos online bastante completo.
El paso a paso para hacer una firma electrónica en Adobe Reader:
- Abre el documento en el programa en cuestión.
- Haz clic en el icono Firmar, el cual se ubica en la barra de herramientas.
- Haz clic en el botón “Rellenar y firmar”.
- Sobre los recuadros azules, haz clic para completar el campo.
- Haz clic en el icono Firmar y selecciona la opción añadir firma o añadir iniciales, según tu preferencia.
¡Así de fácil!
3. HelloSign
Si te preguntas qué otra alternativa de programas para firmar documentos hay en el mercado, tienes que conocer HelloSign. Es otra de las herramientas más utilizadas para la firma electrónica de documentos en formato pdf.
Además, el diseño de la experiencia de usuario de HelloSign es bastante intuitivo y facilita la posibilidad de añadir firmas de manera rápida y ágil, además de enviar el documento en cuestión de segundos.
Entre otras características que debes conocer acerca de HelloSign es que, además de ser tan sencilla de utilizar, es compatible con sistemas operativos como Android e iOS. Al mismo tiempo, cuenta con una extensión para el navegador, lo cual permite firmar documentos desde Gmail.
4. SigningHub
Otra opción de programas para firmar documentos es SigningHub. Uno de los aspectos que diferencian a esta aplicación del resto es que la seguridad es una prioridad muy importante. A diferencia de otros programas, SigningHub cuenta con protección criptográfica de las firmas digitales, lo que evita que esas firmas puedan ser cortadas y pegadas de un documento a otro.
Por otro lado, este programa para firmar documentos tiene una interfaz web bastante fácil de utilizar y cumple con los estándares internacionales. Al igual que el resto de las herramientas, con tan solo hacer unos pocos clics, ya puedes firmar todos los campos habilitados en el documento.
5. eSign de SmallPDF
¿Y si estás en la búsqueda de programa para firmar documentos que no necesites descargar para su uso? eSign de SmallPDF es la respuesta. Con él puedes firmar documentos y solicitar firmas electrónicas. Asimismo, puedes invitar a otros usuarios a que firmen los archivos.
Por otro lado, se puede crear una firma electrónica a partir de la carga de una imagen o la realización de un dibujo de la misma con el mouse o trackpad.
Según el sitio web de esta herramienta, se cumple con los estándares legales de eIDAS para firmas electrónicas simples, por ejemplo.
6. ViaFirma
Por último, otro programa para firmar documentos es ViaFirma. La gran ventaja de esta herramienta es que permite hacer diferentes firmas electrónicas:
- Firma biométrica: es la firma manuscrita realizada a través de tablets o pad.
- Firma electrónica con certificado: el certificado es emitido por un organismo que valida la firma e identidad de quien firma.
- Firma en la nube: con certificado, alojado en un servidor seguro.
- Firma electrónica desatendida: la cual no requiere intervención del usuario.
- Código de un solo uso: asociada a un código One Time Password por SMS.
- Firma con huella dactilar: recoge la biometría dactilar.
Fuente: Pexels
¿Qué te han parecido estos programas para firmar documentos? Con estas más de cinco opciones, seguro tu organización acertará en la elección de una herramienta que les facilite la firma electrónica de documentos valiosos.
La incorporación de estas herramientas, en el día a día de la empresa, es un buen punto de partida hacia el camino de la transformación digital y el aumento de la productividad del equipo.
Desde ya, un excelente manejo del tiempo va en línea con mejoras en la productividad. Por eso, ¿qué mejor que empezar a trabajar en pequeñas mejoras como el reemplazo de la firma física por la digital para agilizar los procesos?
¡Empieza hoy a incorporar buenas prácticas en la optimización de procesos de tu equipo! Un primer paso puede ser la elección de programas para firmar documentos.