Para llevar una empresa al siguiente nivel, es fundamental asegurarse que todo marche bien. Sin embargo, la razón por la que tantos negocios fallan es porque son incapaces de reconocer o resolver los problemas internos a tiempo, mismo motivo por el que no pueden detectar una brecha en la productividad, el rendimiento o la eficiencia.
Es por esto que es primordial estar familiarizado y llevar a cabo un análisis de brechas, también conocido como el análisis GAP. La realidad es que, en la actualidad, existen muchos individuos que desconocen por completo este concepto.
A no desesperarse. El presente artículo tiene como objetivo explorar este análisis para determinar sus características y sus contribuciones. Si quieres definir claramente los sistemas que se están quedando atrás en tu organización para crear un plan de acción efectivo, esto te interesa.
Acercamiento al análisis GAP
En primer lugar, el análisis GAP o de brechas es un método que se utiliza para evaluar la distancia entre el desempeño esperado y el desempeño real de una empresa. ¿Por qué el término “brecha”? Porque se refiere a ese espacio entre el estado actual y el estado ideal al que queremos llegar. Dicho en otras palabras, es una evaluación de necesidades. A su vez, existen dos tipos de niveles sobre los que es posible realizar este análisis.
· Nivel estratégico: sirve para comparar el nivel del negocio con el nivel que espera la industria, así nos aseguramos que estemos siempre a la altura.
· Nivel operativo: útil para comparar el rendimiento del negocio con lo que uno había propuesto como objetivo en una primera instancia, para ver si las expectativas se cumplen.
Veremos más adelante para qué sirve todo esto. De todas formas, sí cabe destacar que el análisis es muy importante para comprender en dónde está un producto dentro del mercado actual, qué es lo que le faltaría para llegar más lejos y cómo darle batalla a la competencia.
Contribuciones y beneficios del análisis GAP
En caso de que la información acá dispuesta haya llamado tu atención, es probable que te estés preguntando por los beneficios de llevar a cabo un análisis de esta índole. El análisis GAP ofrece numerosas contribuciones y ventajas que merecen la pena conocer.
· Te obliga a tomar conciencia y pensar tanto en la situación actual como en la situación deseada, analizando la brecha que separa a una de la otra para establecer un plan de acción clara y estructurada capaz de recorrer esa distancia.
· Te otorga el marco perfecto para que otras personas colaboren al momento de decidir los primeros pasos de la creación de un plan estratégico. Permite una comunicación fluida, abierta, donde varios empleados se ven involucrados y se sienten escuchados. Además, siempre es necesario contar con diversos enfoques, así se puede elegir el más acertado según lo que se quiera hacer.
· Analiza el rendimiento histórico con agilidad porque al poner en marcha este análisis, obtendrás datos sobre tu negocio en ese instante (datos cuantitativos y cualitativos). Más adelante, esa información de base te servirá como eje para la comparación con un rendimiento futuro.
Entonces, como podrás ver, las ventajas de implementar el análisis GAP no solo son numerosas, sino que incluso indiscutibles. Resulta fascinante como la simple incorporación de una herramienta tiene el poder de cambiar tan significativamente el desempeño de una organización.
Pasos a seguir para realizar un análisis GAP
Por último, es pertinente pasar a una incógnita que bajo ninguna circunstancia debería quedar sin respuesta: ¿Cómo se lleva a cabo un análisis GAP? Nos gustaría empezar por mencionar que el proceso no es difícil, pero sí hay que tener algunos puntos en consideración antes de siquiera dar el primer paso.
Por ejemplo, cuando determines tus deficiencias, tienes que ser cien por ciento honesto. Claro está que a nadie le gusta admitir los fracasos, pero para realizar un análisis eficaz, será necesaria la honestidad sobre lo que no funciona en la organización y con las fortalezas de uno. Hay que aprender a celebrar los logros como aceptar los fracasos, aplaudir los aspectos positivos como reconocer los negativos. Solo así se puede mejorar.
También debes ser realista, sobre todo al fijar los objetivos para el futuro. Piensa en cuáles son tus limitaciones, la de tus empleados, y establece metas pragmáticas que no resulten imposibles, así nadie saldrá defraudado.
La especificidad ayuda mucho en este sentido. Se deben evitar las generalizaciones o los resultados intangibles al hacer el análisis porque, sino, la información no será clara y los resultados no serán acertados. Incluye medidas cuantitativas y cualitativas para mayor efectividad.
Una vez que te comprometas a lo anterior, podrás seguir adelante con los demás pasos específicos para el análisis GAP. En primer lugar, hay que definir las áreas de foco, cuál será el alcance del análisis, qué quieres mejorar, etcétera. Unas áreas de foco que funcionan como punto de partida son el crecimiento financiero, la innovación y el impacto en la comunidad.
Después tendrás que identificar tu situación deseada. Algunas guías de este análisis consideran que conviene empezar por la situación actual, pero ninguna organización posee una única situación actual. Por eso, es mucho más ordenado si se empieza por la situación futura.
Luego, y ahora sí, evalúa la situación actual. Necesitas tener el mayor entendimiento posible de dónde estás hoy como individuo y dónde está situada tu organización en el mercado y en comparación a la competencia. Elabora un resumen con esa información. Reiteramos, sé honesto.
Finalmente, formula un plan de acción específico con el fin de resolver las brechas que hayas podido identificar a partir de lo desarrollado sobre la situación ideal y la situación actual. Así, verás qué es necesario hacer para que la empresa crezca, mejore, para que llegue a lugares inimaginables. ¡Buena suerte! Y a trabajar.