En la actualizad la tecnología nos está brindando miles de herramientas nuevas que facilitan muchas de las actividades humanas que antes debían ser realizadas de forma manual. Y es así que las empresas son las principales organizaciones donde se están implementando cada vez más herramientas nuevas.
Así, acciones como el control de la asistencia de los empleados se puede llevar a cabo por lo que se conoce como software de control de asistencia. En este artículo, estaremos hablando entonces de qué se trata este tipo de softwares, por qué es tan importante que las empresas de la actualidad comiencen a utilizarlo, cómo deben hacer y qué tener en cuenta para elegir el que mejor se adecúe a sus necesidades.
¿Qué es un software de control de asistencia y para qué sirve?
Básicamente, un software de control de asistencia es un tipo de solución tecnológica que sirve, específicamente, para controlar la entrada y salida de los trabajadores en la empresa o un área determinada de ella. El mismo cuenta con cierta inteligencia que se encarga de registrar los horarios y días establecidos de trabajo de todos los empleados, los turnos, los días libres, los feriados, los días festivos, entre otras cosas más que influyen en la asistencia y presencia de los trabajadores. Para ello los empleados deben estar previamente registrados como usuarios pertenecientes a la empresa.
Permite que los encargados o líderes de la organización, tengan un registro mucho mejor de las horas que trabajan sus empleados, la puntualidad, las incidencias, quién tiene acceso a qué sector, los períodos de descanso, entre otras cosas que son mucho más tediosas y complejas si se las realiza manualmente.
¿Cuáles son las principales características del software de control de asistencia?
Los softwares de control de asistencia cuentan con diferentes características además de las principales que mencionamos cuando lo definimos. Las mismas son:
- Cuentan con diferentes herramientas de portería que facilitan el control de asistencia y la gestión de las personas que pueden ser reporte de atrasos, informes de ausencias, información útil para las remuneraciones, los tiempos extra realizados por los empleados, permisos solicitados a cada uno y un soporte en la nube donde se respaldan los datos de marcaje respectivos.
- Poseen cierto sistema de identificación que se basa en el registro de los empleados mediante parámetros biométricos, documentos de identificación, tarjetas de banda magnética, lectores de qr, entre otros.
- La marcación del control de asistencia biométrico se encarga de registrar de forma automática a cada empleado con su nombre, número de identificación, la fecha y horario de inicio y salida, entre otros datos.
- Siempre entregan un comprobante de marcación de forma electrónica o impresa que sirve para tener registro sólido de ciertos eventos.
- Realizan reportes semanales con todos los datos registrados que luego son puestos en revisión mediante las entidades que se dedican a la certificación de la asistencia.
- Algunos tienen la posibilidad de ser compatibles con otros sistemas como registro web, huelleros USB, llamadas telefónicas, relojes con datos biométricos, aplicación móvil, etc.
¿Qué beneficios pueden tener las empresas que utilicen este tipo de software?
Las empresas que tomen la buena decisión de incorporar el servicio que ofrecen este tipo de softwares, pueden gozar de muchos beneficios, los cuales son:
- Tienen una mejor posibilidad de cuidar la salud de sus trabajadores, ya que estos softwares tienen la opción de adaptarse a la emergencia sanitaria del momento, ya que reconocen los rostros con mascarilla, detecta los rostros falsos, miden la distancia y la temperatura, etc.
- No tendrán muchas dificultades para instalarlos ya que suele ser mediante programas intuitivos.
- Podrán ver más reflejada la satisfacción de los empleados ya que son una herramienta confiable y eficiente.
- El control de sus empleados, horarios y ciertos datos es mucho más fácil, rápido y automático.
- La organización de los horarios y los días libres será mucho más fácil.
- Tiene la posibilidad de personalizar los sistemas.
- El aumento de la productividad y precisión de los datos es inmediato.
¿Qué tener en cuenta para elegir el que mejor le convenga a tu empresa?
Dentro del mercado actual, se pueden encontrar varias opciones de softwares que se encarguen del control de asistencia, pero cada uno es claramente diferente entre sí y tal vez existen aquellos que se ajusten mejor o peor a las necesidades que tengan las empresas u organizaciones. Es por eso, que es importante realizar una buena tarea de búsqueda para encontrar al mejor de todos para su empresa, pero esto no suele ser un trabajo muy fácil, menos si es la primera vez que contrata uno.
Por ello decidimos brindarle los siguientes aspectos que puede tener en cuenta y que pueden ser útiles para poder encontrar más fácilmente al mejor:
- Primero que nada debe pensar cuáles son las instalaciones y tecnologías con las que ya cuenta y el espacio en donde puede colocar todos los sistemas asociados al software.
- Puede que ciertos softwares sean mucho más costosos a causa de que poseen una mayor tecnología, pero el nivel de precisión que usted quiera va a variar según la cantidad de empleados y sus necesidades.
- Debe elegir principalmente uno que esté basado en la nube, se pueda controlar mediante un sistema móvil y funcione de manera digital
- Debe cumplir con ciertas funciones básicas como controlar la entrada y salida de los empleados y organizar los días libres y las vacaciones de cada uno y crear calendarios con horarios definidos.
- Debe adecuarse a la accesibilidad de cada empleado.
En conclusión los software de control de asistencia son una muy buena herramienta que permite darle más precisión a la gestión de la asistencia, horarios, datos, puntualidad y demás información que de manera manual resulta mucho más complicada recopilar, organizar y tener en cuenta. Que una empresa se actualice tecnológicamente con este tipo de software significa un gran avance como organización y en su resultado final.