¬ŅQuieres mejorar las reuniones h√≠bridas? Logra encuentros enriquecedores

reuniones hibridas

Si tu empresa es muy flexible, seguro cuentan con reuniones h√≠bridas. Ahora bien, aunque eso supone un gran paso en cuanto a los beneficios brindados hacia los colaboradores y representa una enorme oportunidad para aumentar la productividad del equipo, a√ļn hay muy poca informaci√≥n sobre c√≥mo mejorar estos encuentros para sacarles el m√°ximo provecho.

Tal como se menciona en una publicación de Crehana, la implementación del modelo de trabajo híbrido, que combina el trabajo remoto y el presencial, tiene muchas ventajas. Uno de los puntos que debe tenerse en cuenta es el establecimiento de opciones de coworking, por ejemplo, que tenga sedes en distintos puntos de la ciudad.

Con estas buenas prácticas que te contamos aquí, podrás despedirte del teléfono en altavoz y reemplazarlo por nueva tecnología y nuevos procesos más adecuados a los requerimientos de las reuniones híbridas. ¡Todo para que sean un verdadero éxito y el tiempo se aproveche como se debe!

¡Empecemos con los consejos para reuniones híbridas!

1. Adopción de tecnología acorde

Como mencionamos anteriormente, los tel√©fonos en altavoz ya no van m√°s. En su lugar, se pueden reemplazar por tecnolog√≠a que est√© a la altura de las circunstancias; es decir, de las reuniones h√≠bridas. Entonces, para que los equipos remotos y los colaboradores que trabajan de manera presencial, los intercambios de informaci√≥n pueden fluir a√ļn m√°s si se adoptan los siguientes puntos:

  • C√°maras de video estrat√©gicamente colocadas, para que los colaboradores que trabajan a distancia puedan seguir la conversaci√≥n f√°cilmente, como si todos estuvieran en un mismo espacio.
  • Pantallas en pared, con el prop√≥sito de igualar la participaci√≥n de todo el equipo, sin importar la modalidad de trabajo adoptada.
  • Buena conectividad a Internet, para que no haya interrupciones durante las videollamadas.

2. Un moderador de reuniones siempre presente

Para que las reuniones híbridas sigan su curso y no se pierdan los ejes a tratar en las mismas, lo ideal es contar siempre con la presencia de un moderador. Su rol es clave en estos encuentros, porque facilita los intercambios entre los colaboradores y que las reuniones no se desvíen hacia temas que no son tan relevantes para los encuentros.

Asimismo, en las reuniones híbridas puede haber una persona que se encargue al cien por ciento de los mensajes que se envían por chat de las plataformas de videollamada. Esto con el objetivo de que todos sean escuchados y obtengan las respuestas que necesitan.

3. Fomento de la colaboración híbrida

Otro punto importante sobre las reuniones híbridas es el hecho de fomentar la colaboración de los equipos desde antes de que se lleven a cabo estos encuentros de trabajo. Para eso, es importante trabajar en una cultura organizacional de tinte más colaborativo, donde todos puedan involucrarse en los proyectos y ser partícipes de los resultados, con ideas innovadoras y disruptivas.

Esto se reflejar√°, por lo tanto, en los momentos en que se llevan adelante las reuniones h√≠bridas. ¬ŅDe qu√© manera? Con la participaci√≥n de todos o la mayor√≠a de los asistentes. De hecho, como se menciona en una publicaci√≥n de Microsoft al respecto, los usuarios pueden contribuir a partir de una lluvia de ideas en una pizarra por medio de Microsoft Whiteboard, por ejemplo.

Ahora bien, si te preguntas de qu√© otra manera, como l√≠der de recursos humanos, puedes incentivar la participaci√≥n de quienes asisten a las reuniones h√≠bridas, la respuesta puede ser la formaci√≥n de grupos peque√Īos para los encuentros.

Porque en la medida en que haya muchas personas, la comunicaci√≥n puede ser m√°s dificultosa y pueden surgir m√°s obst√°culos para la participaci√≥n de todos. Un obst√°culo muy com√ļn es la falta de tiempo para escuchar lo que todos los asistentes tienen que decir.

4. Una agenda sobre la reunión híbrida

¬ŅQu√© m√°s se puede tener en cuenta para que las reuniones h√≠bridas sean un verdadero √©xito? Facilitar una agenda sobre cada encuentro es una buena pr√°ctica. Esto le permitir√° a los asistentes conocer de antemano sobre los temas que se tratar√°n en el encuentro y, por lo tanto, podr√°n hacer aportes m√°s valiosos, porque trabajar√°n en esos t√≥picos previo al momento de unirse a la reuni√≥n.

Entonces, una agenda de reunión híbrida puede ser un facilitador para aumentar la participación de todo el equipo y, a su vez, optimizar el tiempo.

5. Solicitud de feedback

¬ŅQu√© mejor que escuchar la palabra de los colaboradores acerca de c√≥mo creen que podr√≠an aprovecharse a√ļn m√°s las reuniones h√≠bridas? En la solicitud de retroalimentaci√≥n de los equipos, como l√≠der de recursos humanos o de otra √°rea puedes hacer preguntas como:

  • ¬ŅQu√© te ha parecido la reuni√≥n?
  • ¬ŅC√≥mo crees que fue la participaci√≥n de todo el equipo?
  • ¬ŅQu√© aspectos mejorar√≠as?
  • ¬ŅTienes alguna sugerencia sobre c√≥mo mejorar la participaci√≥n en los encuentros?
  • ¬ŅQu√© fallas has detectado en los intercambios de las reuniones h√≠bridas?
  • ¬ŅCu√°les consideras que son ventajas y desventajas de las reuniones h√≠bridas?

6. Planteamiento de una estructura flexible

Adem√°s de todos los consejos sobre reuniones h√≠bridas que hemos mencionado, es importante que se plantee una estructura de reuniones h√≠bridas que sea flexible. ¬ŅQu√© significa esto? Que todos est√©n alineados acerca de c√≥mo llevar adelante este tipo de reuniones.

Un ejemplo de estructura de reunión podría ser la siguiente:

  • Comenzar por una orden del d√≠a, la cual ser√° la base de todo el encuentro, a modo de gu√≠a para que no se pierda el eje de la reuni√≥n.
  • Dar lugar al debate, pero el foco siempre debe estar en los resultados. En este punto, el moderador es de gran ayuda porque evita que se pierda el eje del encuentro.
  • Plantear next steps o decisiones a llevar a cabo.
  • Por √ļltimo, enviar un resumen de la reuni√≥n con los puntos m√°s importantes sobre la misma, al terminar el encuentro (¬°y no olvides pedir retroalimentaci√≥n, como vimos en el quinto consejo!).
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Fuente: Pexels

¬ŅQu√© te han parecido estos consejos sobre c√≥mo mejorar las reuniones h√≠bridas? Hasta aqu√≠ hemos visto: la adopci√≥n de tecnolog√≠a acorde, un moderador de reuniones presente, el fomento de la colaboraci√≥n h√≠brida, una agenda sobre la reuni√≥n, la solicitud de feedback y el planteamiento de una estructura flexible.

¡Implementa estos tips y lleva las reuniones híbridas de equipo a otro nivel! Ya verás cómo los resultados irán creciendo cada vez más.

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