Si tu empresa es muy flexible, seguro cuentan con reuniones híbridas. Ahora bien, aunque eso supone un gran paso en cuanto a los beneficios brindados hacia los colaboradores y representa una enorme oportunidad para aumentar la productividad del equipo, aún hay muy poca información sobre cómo mejorar estos encuentros para sacarles el máximo provecho.
Tal como se menciona en una publicación de Crehana, la implementación del modelo de trabajo híbrido, que combina el trabajo remoto y el presencial, tiene muchas ventajas. Uno de los puntos que debe tenerse en cuenta es el establecimiento de opciones de coworking, por ejemplo, que tenga sedes en distintos puntos de la ciudad.
Con estas buenas prácticas que te contamos aquí, podrás despedirte del teléfono en altavoz y reemplazarlo por nueva tecnología y nuevos procesos más adecuados a los requerimientos de las reuniones híbridas. ¡Todo para que sean un verdadero éxito y el tiempo se aproveche como se debe!
¡Empecemos con los consejos para reuniones híbridas!
1. Adopción de tecnología acorde
Como mencionamos anteriormente, los teléfonos en altavoz ya no van más. En su lugar, se pueden reemplazar por tecnología que esté a la altura de las circunstancias; es decir, de las reuniones híbridas. Entonces, para que los equipos remotos y los colaboradores que trabajan de manera presencial, los intercambios de información pueden fluir aún más si se adoptan los siguientes puntos:
- Cámaras de video estratégicamente colocadas, para que los colaboradores que trabajan a distancia puedan seguir la conversación fácilmente, como si todos estuvieran en un mismo espacio.
- Pantallas en pared, con el propósito de igualar la participación de todo el equipo, sin importar la modalidad de trabajo adoptada.
- Buena conectividad a Internet, para que no haya interrupciones durante las videollamadas.
2. Un moderador de reuniones siempre presente
Para que las reuniones híbridas sigan su curso y no se pierdan los ejes a tratar en las mismas, lo ideal es contar siempre con la presencia de un moderador. Su rol es clave en estos encuentros, porque facilita los intercambios entre los colaboradores y que las reuniones no se desvíen hacia temas que no son tan relevantes para los encuentros.
Asimismo, en las reuniones híbridas puede haber una persona que se encargue al cien por ciento de los mensajes que se envían por chat de las plataformas de videollamada. Esto con el objetivo de que todos sean escuchados y obtengan las respuestas que necesitan.
3. Fomento de la colaboración híbrida
Otro punto importante sobre las reuniones híbridas es el hecho de fomentar la colaboración de los equipos desde antes de que se lleven a cabo estos encuentros de trabajo. Para eso, es importante trabajar en una cultura organizacional de tinte más colaborativo, donde todos puedan involucrarse en los proyectos y ser partícipes de los resultados, con ideas innovadoras y disruptivas.
Esto se reflejará, por lo tanto, en los momentos en que se llevan adelante las reuniones híbridas. ¿De qué manera? Con la participación de todos o la mayoría de los asistentes. De hecho, como se menciona en una publicación de Microsoft al respecto, los usuarios pueden contribuir a partir de una lluvia de ideas en una pizarra por medio de Microsoft Whiteboard, por ejemplo.
Ahora bien, si te preguntas de qué otra manera, como líder de recursos humanos, puedes incentivar la participación de quienes asisten a las reuniones híbridas, la respuesta puede ser la formación de grupos pequeños para los encuentros.
Porque en la medida en que haya muchas personas, la comunicación puede ser más dificultosa y pueden surgir más obstáculos para la participación de todos. Un obstáculo muy común es la falta de tiempo para escuchar lo que todos los asistentes tienen que decir.
4. Una agenda sobre la reunión híbrida
¿Qué más se puede tener en cuenta para que las reuniones híbridas sean un verdadero éxito? Facilitar una agenda sobre cada encuentro es una buena práctica. Esto le permitirá a los asistentes conocer de antemano sobre los temas que se tratarán en el encuentro y, por lo tanto, podrán hacer aportes más valiosos, porque trabajarán en esos tópicos previo al momento de unirse a la reunión.
Entonces, una agenda de reunión híbrida puede ser un facilitador para aumentar la participación de todo el equipo y, a su vez, optimizar el tiempo.
5. Solicitud de feedback
¿Qué mejor que escuchar la palabra de los colaboradores acerca de cómo creen que podrían aprovecharse aún más las reuniones híbridas? En la solicitud de retroalimentación de los equipos, como líder de recursos humanos o de otra área puedes hacer preguntas como:
- ¿Qué te ha parecido la reunión?
- ¿Cómo crees que fue la participación de todo el equipo?
- ¿Qué aspectos mejorarías?
- ¿Tienes alguna sugerencia sobre cómo mejorar la participación en los encuentros?
- ¿Qué fallas has detectado en los intercambios de las reuniones híbridas?
- ¿Cuáles consideras que son ventajas y desventajas de las reuniones híbridas?
6. Planteamiento de una estructura flexible
Además de todos los consejos sobre reuniones híbridas que hemos mencionado, es importante que se plantee una estructura de reuniones híbridas que sea flexible. ¿Qué significa esto? Que todos estén alineados acerca de cómo llevar adelante este tipo de reuniones.
Un ejemplo de estructura de reunión podría ser la siguiente:
- Comenzar por una orden del día, la cual será la base de todo el encuentro, a modo de guía para que no se pierda el eje de la reunión.
- Dar lugar al debate, pero el foco siempre debe estar en los resultados. En este punto, el moderador es de gran ayuda porque evita que se pierda el eje del encuentro.
- Plantear next steps o decisiones a llevar a cabo.
- Por último, enviar un resumen de la reunión con los puntos más importantes sobre la misma, al terminar el encuentro (¡y no olvides pedir retroalimentación, como vimos en el quinto consejo!).
Fuente: Pexels
¿Qué te han parecido estos consejos sobre cómo mejorar las reuniones híbridas? Hasta aquí hemos visto: la adopción de tecnología acorde, un moderador de reuniones presente, el fomento de la colaboración híbrida, una agenda sobre la reunión, la solicitud de feedback y el planteamiento de una estructura flexible.
¡Implementa estos tips y lleva las reuniones híbridas de equipo a otro nivel! Ya verás cómo los resultados irán creciendo cada vez más.