Hoy en día, las empresas crecen a pasos agigantados. Los líderes quieren implementar cambios constantemente y necesitan que sus equipos les sigan los pasos. Ante un escenario tan competitivo como este, es indispensable contar con un software de Recursos Humanos para asegurar el éxito.
Esta herramienta es clave para que el área de gestión de personas atraviese todos los cambios de manera efectiva, sobre todo porque un software de Recursos Humanos se encarga de conectar a los líderes con su equipo en tiempo real. Los mantiene al tanto de su rendimiento y necesidades, para así evitar escenarios negativos.
Ahora bien, debido a la creciente demanda por los software de Recursos Humanos, la oferta de este producto ha aumentado considerablemente, así que no es fácil elegir uno. Sin embargo, en esta nota, te ayudaremos a tomar la mejor decisión para que puedas cosechar más logros con tu empresa en el futuro.
¿Qué es un software de Recursos Humanos?
Un software de Recursos Humanos es una aplicación o programa informático diseñado para ayudar a la gestión y administración de las funciones relacionadas con el talento humano. El objetivo de esta herramienta es automatizar todos los procesos posibles para que el área de personas sea más eficiente.
Recordemos que el departamento de RRHH está conformado por un grupo limitado de profesionales que se encarga de diversas tareas, que varían en nivel de complejidad según su enfoque. Si las funciones no están delimitadas correctamente, los colaboradores no demorarán en saturarse. Aquello disminuye su eficiencia y obstaculiza el cumplimiento de los objetivos.
Justo aquí es conveniente implementar un software de Recursos Humanos, una herramienta que nos permite dar el salto de lo tradicional hacia lo digital y aprovechar todos los beneficios que ofrece. No solo es más rápido resolver las tareas diarias, sino también generar informes de desempeño y evaluarlos para potenciar la toma de decisiones.
En conclusión, un software de Recursos Humanos es clave para las organizaciones que quieren gestionar de forma eficiente todos los procesos que involucran al personal. Este recurso les ayudará a dar el paso hacia un escenario más productivo, en el que puedan encaminar a su equipo hacia la misión de la empresa.
¿Para qué sirve un software de Recursos Humanos?
Un software de Recursos Humanos es, a los ojos de muchos, una herramienta indispensable en la actualidad para gestionar al talento humano, sobre todo si la organización tiene en mente seguir expandiéndose.
Por ejemplo, procesos como la gestión de nóminas, el reclutamiento, la gestión de faltas y cambios de horario son actividades que pueden automatizarse para aprovechar el tiempo de los colaboradores en tareas más importantes para el área.
Una vez que se incorpora un software de Recursos Humanos en la empresa, podrás notar lo siguiente:
Disminuyen los errores
Uno de los grandes beneficios de un software de Recursos Humanos es que nos ayuda a organizar y procesar mejor la información con el fin de disminuir errores. Cuando tenemos bases de datos en perfecta condición —o lo más cerca de ello—, es fácil seguir adelante con el trabajo previsto.
Por ello, apoyar a los colaboradores con un software de Recursos Humanos es clave para perfeccionar los resultados del área y así aumentar la eficiencia en menor tiempo.
Mejora la experiencia de los empleados
Como ya hemos mencionado líneas arriba, el objetivo general de un software de Recursos Humanos es simplificar los procesos del área para que los colaboradores los puedan completar fácilmente, sin complicar su horario de trabajo.
Aquello les da libertad para gestionar su día como les parezca conviviente y promueve también el balance entre la vida personal y laboral. Este último aspecto es muy importante para resguardar la satisfacción en la empresa. Si los colaboradores están saturados, su compromiso disminuye, al igual que su rendimiento.
Mayor seguridad de la información
Muchos de los software de Recursos Humanos almacenan la información de las empresas en la nube, un espacio encriptado al que solo tienen acceso los líderes y las personas designadas por ellos.
La seguridad que ofrece este entorno mantiene los datos fuera del alcance de los hackers, quienes pueden beneficiarse con información confidencial.
Transparencia
Un software de Recursos Humanos promueve la transparencia en el manejo de la información, pues concentra todos los datos en un solo lugar. Esto quiere decir que los colaboradores tienen autonomía para acceder a los recursos que desean en cualquier momento, sin tener que enviar una solicitud de por medio.
Dicho de otra manera, gracias a un software de RRHH, la empresa en general tendrá acceso a la información que necesite para continuar con sus actividades sin retraso.
La información se actualiza rápidamente
Otro beneficio de un software de Recursos Humanos es la facilidad con la que actualizan la información. Teniendo en cuenta que, día a día, los colaboradores reciben innumerables datos para almacenar, es aconsejable poner a su alcance una herramienta que les permita almacenarlos y procesarlos de forma sencilla.
Estar al tanto de los cambios realizados en la data les permitirá actuar en tiempo real ante las eventualidades que pueden complicar la productividad de la empresa. La información debe andar en ambas direcciones para que los líderes y sus colaboradores puedan trabajar de manera colaborativa. Solo así será más sencillo llegar hacia el éxito anhelado.
¿Qué debe incluir un software de Recursos Humanos?
Ahora bien, ¿todas los software de Recursos Humanos te brindarán los mismos beneficios? Lo cierto es que algunas apps suelen ser más completas que otras, así que la experiencia que te ofrecen será mucho mejor.
Por lo tanto, antes de tomar una decisión, te recomendamos evaluar a profundidad las funciones que te ofrece el software de RRHH que deseas adquirir. Desde el portal Dynamics de Microsoft, sugieren que un buen software de gestión de personal debería resolver los siguientes procesos:
1. Gestión de nóminas
Se trata de un aspecto básico para el departamento de gestión de personal, pues, según su funcionamiento, la relación entre la empresa y el colaborador puede verse perjudicada. Los profesionales que están encargados de este proceso deben verificar que los pagos se realicen a tiempo y que, por supuesto, la cantidad sea la acordada previamente.
La gestión de nóminas, de acuerdo al portal Personio, software de Recursos Humanos, es un proceso que comprende también:
- Estar al tanto de los devengos y deducciones de toda la planilla.
- Gestionar los documentos y obtener las firmas del equipo.
- Verificar que los turnos se hayan respetado a lo largo del mes.
- Monitorear los gastos en los que ha incurrido la empresa a nombre de cada colaborador.
Estas actividades están sujetas a cálculos de forma periódica, los cuales no son sencillos de realizar y, por consiguiente, demorarán una suma considerable de tiempo en estar listos. Para ahorrar tiempo en cada proceso y aligerar la carga laboral del equipo, un software de Recursos Humanos es ideal.
2. Programas básicos de Recursos Humanos
Por otro lado, están los programas básicos del área de personal. Estas son las funciones que no son negociables para un software de Recursos Humanos. Aquí te damos algunos ejemplos:
- Control de horario de empleados: cada profesional debe registrar sus jornadas para conocer si está cumpliendo con lo establecido por la empresa.
- Control de ausencias: si los colaboradores faltan sin previo aviso, o sin tener una justificación válida, el equipo de gestión de nóminas debe estar al tanto para hacer los ajustes necesarios.
- Recopilación y análisis de datos: conforme van ingresando nuevas personas a la empresa, se vuelve más difícil estar al tanto de todos con precisión. Sin embargo, esta tarea es fundamental para evitar malentendidos.
Ahora bien, recopilar esta información, al final de cada día, semana o mes, es una ardua tarea para los encargados de recursos humanos. Lo más recomendable es almacenar los datos de forma constante. Aunque esto saturaría a los encargados de RRHH, un software de talento humano cuenta con la tecnología necesaria para hacerlo.
3. Experiencias para el personal
¡Otro de los puntos claves de contratar un software de RRHH es agregar valor a la employee experience! Los profesionales deberían sentirse valorados por sus líderes siempre. Una forma de generar esa sensación es a partir de las oportunidades que ofrece la empresa para su desarrollo profesional.
También, es importante poner a su disposición herramientas que puedan aprovechar para simplificar su trabajo diariamente. Un software de Recursos Humanos suele ser muy conveniente para ambas situaciones. Veamos algunas de las funciones que nos ofrece esta herramienta de gestión de personal:
- Evaluación de desempeño y productividad: monitorear el rendimiento de tu equipo es esencial para desarrollar las estrategias de desarrollo profesional. Debes estar atento a sus fortalezas y debilidades para potenciarlas como es debido, así como a los KPIs de recursos humanos.
- Portal del empleado: este espacio sirve para mantener a los colaboradores informados en relación al tanto de lo ocurre en la compañía. Aquí pueden recibir notificaciones, estar al tanto de los cambios, programar sus actividades diarias, etc.
- Calendario de tareas: tener un panel en el que se puedan visualizar las funciones del equipo es clave para que todos conozcan las tareas que les corresponden. Así, pueden organizarse para cumplir con ellas sin retrasos.
4. Planificación de la fuerza de trabajo y análisis del personal
Finalmente, Microsoft sostiene que la planificación de la fuerza laboral, así como el análisis del equipo que tenemos en el momento, es una de las tareas que definirán el éxito de la empresa a futuro. Por ende, es importante que el software de Recursos Humanos que contrates sea capaz de ofrecer una sólida solución al respecto.
Una de las principales funciones que debe proveer el servicio de RRHH es la función de reclutamiento y selección de personal. La mayoría de apps que están preparadas para afrontar este proceso aceleran el funcionamiento de la compañía, pues la conectan directamente con su público objetivo.
Así, es más simple que puedas crear un equipo de profesionales que se alinee a los objetivos, misión y visión de la empresa. Como resultado, el cumplimiento de objetivos será más sencillo de lo que crees.
¿Cómo elegir un buen software de Recursos Humanos?
¡Bien! Como último punto de nuestra guía para escoger el mejor software de Recursos Humanos, queremos brindarte una serie de pasos para decidir cuál de todas las herramientas que existen es la más adecuada para invertir.
Veamos qué debes hacer antes de decidir por un software de Recursos Humanos:
1. Revisa las necesidades del área de RRHH y de la empresa
Antes de decidir por cualquier software de gestión de personal, es imprescindible que conozcas muy bien cuáles son las necesidades que tiene la empresa. Pero, sobre todo, las prioridades que tiene el área de RRHH.
En ese sentido, te recomendamos contemplar qué objetivos tienen previsto completar durante el año los profesionales de gestión de talento. Luego, analiza cuáles son las condiciones de la empresa: los recursos actuales, el presupuesto, la cantidad de profesionales, etc.
Con base en ello, lograrás definir un mejor panorama en relación al software de talento humano que debes escoger.
2. Analiza a tus empleados
¿Qué le hace falta a los profesionales? ¿Todos están satisfechos? ¿Cuáles son los cambios que esperan ver en la compañía? Teniendo en cuenta las respuestas a estas interrogantes, te sugerimos hacer una lista sobre las principales inquietudes, solicitudes o problemas que están experimentando.
Presta mucha atención a sus comentarios, pues lo ideal es que el software de Recursos Humanos pueda resolver estos puntos o, por lo menos, ayudar al equipo a hacerlo. De esta manera, notarás que tu inversión rinde frutos.
3. Evalúa el tipo de software de RRHH que te conviene
Por último, queremos que tengas presente que existen diversos tipos de software de Recursos Humanos; sin embargo, los más convenientes para resolver los procesos del área de gestión de personal son los siguientes:
- Comercial: se trata de todos los programas que pueden utilizarse luego de hacer un pago, los cuales pueden ser de forma única o mediante suscripciones mensuales. Ofrecen soluciones de alta calidad, así que su costo puede ser elevado.
- Open source: estos programas son accesibles para cualquier persona, pues, como su nombre lo indica, son de “código abierto”. La mejora de estos software depende exclusivamente de su comunidad de usuarios.
¿Cuál es mejor? Todo depende de los puntos anteriores. Por ejemplo, un software comercial de Recursos Humanos es una alternativa que funciona muy bien en las empresas que tienen una gran cantidad de empleados y que desean resolver tareas avanzadas en base a ellos.
Por otro lado, si este es tu primer acercamiento con estas herramientas y tienes una empresa pequeña, que recién se está formando, un software open source cumplirá con resolver las inquietudes iniciales de tu equipo. Más adelante, te recomendamos evaluar la posibilidad de contratar un software de Recursos Humanos especializado.
Un software de Recursos Humanos debería ser tu mejor aliado para transformar la experiencia de los colaboradores. Además, es importante que la herramienta esté alineada con los objetivos de la empresa, para así encaminar todos los esfuerzos del equipo hacia el cumplimiento de la misión y visión.
Asegúrate de tomar en cuenta todas las recomendaciones que hemos mencionado aquí para que tu elección sea la más adecuada.
¡Nos vemos en el próximo artículo!