5 técnicas de participación colectiva para que tus reuniones sean un éxito

Las técnicas de participación colectiva son esenciales para asegurar que tus colaboradores se involucren en las sesiones que llevarás a cabo a partir de ahora. Si estás a cargo de un grupo de personas, seguro has notado que no todos tienen la misma disposición para prestar atención o participar durante las dinámicas de grupo. 

En esos casos, de acuerdo a EB Consulting, consultora enfocada en la gestión de personas, la clave es buscar, entre las diferentes técnicas de participación que existen, las mejores alternativas para congeniar con tu equipo. De esta manera, también lograrás hacer que todos se sientan cómodos para dar su opinión y relacionarse entre sí. 

Para ayudarte con ello, en esta nota, hemos creado una lista de 5 metodologías y técnicas de participación social que están diseñadas para generar un ambiente ameno entre todas las personas que se encuentran reunidas en una sala. Sigue leyendo y encuentra a tus mejores aliadas para las siguientes reuniones. 

1. Matriz de preguntas y respuestas

Para dar inicio a nuestra lista de las técnicas de participación, te presentamos una herramienta que fomentará el trabajo grupal e individual, mientras contribuye directamente con la elaboración de tus próximos proyectos. Básicamente, esta matriz sirve para delimitar la posición en la que se encuentra tu equipo en el momento. 

Para llevar a cabo esta técnica de participación, se recomienda que cada colaborador responda una serie de preguntas de forma individual para luego, en equipo, discutir todas las respuestas. Cada una de esas preguntas deben formularse acorde a las necesidades de investigación que tu equipo desea resolver. 

A continuación, te planteamos algunas: 

  • ¿Cuál es el problema principal que debemos resolver?
  • ¿Qué intuimos sobre las tendencias del mercado?
  • ¿Cómo podemos generar valor para el cliente?
  • ¿Qué atributos podemos mejorar de nuestro producto?

2. Matriz FODA

Por otro lado, también puedes utilizar esta técnica de participación que, con el tiempo, se ha convertido en una herramienta clásica para fomentar la colaboración entre equipos. La matriz FODA o DAFO te servirá para conocer a profundidad cuál es la situación de tu empresa en el momento. 

De la misma forma, te ayudará a definir cómo se encuentra el entorno y qué acciones puedes tomar para contrarrestar los aspectos de riesgo que pueden afectar a tu compañía en el tiempo. Pero, ¿cómo puedes implementar esta técnica de participación colectiva?

En este caso, se recomienda dividir a tu equipo en grupos pequeños de hasta 4 personas para completar cada uno de los cuatro marcos de análisis: fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas. Luego, reuniendo a todos, se deben discutir las respuestas de cada grupo para seleccionar las mejores.

3. Lluvia de ideas

Entre las técnicas de participación activa, la lluvia de ideas o brainstorming es una de las favoritas; sobre todo porque es muy dinámica y espontánea. Esta estrategia se lleva a cabo mediante la intervención de un animador, quien es el que anuncia el tema y anota las ideas generadas por el grupo en una pizarra para que todos puedan verlas. 

En este caso, la persona responsable de anotar todas las opiniones debe hacer su tarea sin cuestionar las intervenciones de los presentes, puesto que esto se realizará después. Una vez que todos hayan contribuido con alguna idea, se procede al análisis de las ideas para seleccionar cuáles son las más relevantes; en él deben participar todos. 

Como puedes ver, esta es una de las técnicas de empoderamiento y participación muy útil para fomentar el trabajo colaborativo entre todos los miembros de tu equipo. 

4. Las 9 preguntas

Ahora, si estás buscando una técnica de participación grupal para elaborar algún plan de acción con las áreas de diseño o desarrollo de producto, estas preguntas serán fundamentales para contemplar hacia dónde se dirige tu proyecto. 

Estas son las 9 preguntas que debe responder tu equipo para concretar esta técnica de participación oral: 

  • ¿Qué?
  • ¿Por qué?
  • ¿Para qué?
  • ¿Para quién?
  • ¿Dónde?
  • ¿Cómo?
  • ¿Cuándo?
  • ¿Con qué? 
  • ¿Cuánto?

Al igual que en la lluvia de ideas, las respuestas a las 9 preguntas también pueden darse en voz alta. Sin embargo, en esta técnica de participación, consideramos que, antes de anotar cada idea en la pizarra, lo mejor es generar un debate con los presentes para pulir la respuesta. 

5. Árbol de problemas

Por último, otra de las técnicas de participación grupal más importantes es esta herramienta para identificar las raíces de un problema que aqueja a un área. Esta matriz debe llevarse a cabo bajo un delicado análisis de causas profundas e inmediatas que desencadenan la situación en la que se encuentra la empresa. 

Para ello, es fundamental organizar a tu equipo de trabajo en pequeños grupos para fomentar un debate en el que todos estén dispuestos a dar su opinión libremente. 

Ahora, ¿cómo se elabora correctamente un árbol de problemas? Esta metodología de participación colaborativa deberá graficarse de la siguiente manera: 

  • Hojas o frutos del árbol: efectos del problema
  • Tronco: delimitación del problema central
  • Raíces del árbol: causas principales del conflicto

Una vez que cada grupo tenga su propio árbol de problemas, deberás reunir a todos los equipos para que, en conjunto, se puedan discutir los aspectos delimitados. Al unir las diversas perspectivas del grupo, verás que esta técnica de participación activa te ayudará a solucionar los conflictos de tus proyectos de manera rápida.

En conclusión, contar con alguna de las técnicas de participación que te mencionamos en este post será fundamental para que tus próximas reuniones laborales cuenten con la participación de todos los involucrados. Por lo tanto, escoge la que más te convenga y pueda cumplir tus necesidades para ponerla en acción cuanto antes. 

Eso sí, no olvides este consejo técnico de participación social, el cual nos recomienda el portal Market Reading: “para aprovechar al máximo cada reunión, establece una agenda con anticipación y envíala a tu equipo para que sepan qué les espera en la junta”.

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